Référence CSP: O059250/304001344 Véritable bras droit du Directeur Général des Services, I*Assistante de Direction le décharge de toutes les préoccupations administratives et de manière générale, l'assiste dans tous les aspects de son travail pour lui faire gagner en temps et en efficacité. Elle suit et gère aussi quelques dossiers. ORGANISATION DE LA VIE PROFESSIONNELLE DU DGS * Organise l'agenda et la prise de rendez-vous en fonction des priorités et des échéances * Rappelle les informations importantes et transmet les messages * Transmet les parapheurs (transmission selon un circuit de validation avant la mise à la signature du Président) * Classe et archive toutes les pièces administratives traitées par le DGS * Diffuse les « Notes au Président » (enregistrement et diffusion) * Organise les déplacements de la Direction * Établit une relation de confiance avec le DGS RÉALISATION ET MISE EN FORME DES TRAVAUX DE BUREAUTIQUE * Rédige et met en forme tout type de courriers (courrier du Président et de la Direction, notes de service, etc...) * Réalise la saisie des documents de formes et de contenus divers (rapport, relevés de décisions, tableaux de bord, présentation Power Point,...) SUIVI DES PROJETS ET ACTIVITÉS * Intègre les priorités de la gestion administrative quotidienne * Respecte les délais de transmission de documents avant les réunions * Prend à sa charge le suivi de dossiers particuliers ACCUEIL TÉLÉPHONIQUE ET GESTION DES MAILS * Reçoit, filtre et transmet ponctuellement les courriers électroniques * Assure en tant qu'interlocutrice la liaison entre les élus et la Direction (transmission de messages, etc...) ORGANISATION ET PLANIFICATION DES RÉUNIONS * Participe aux réunions de la Direction et des Chefs de Services * Rédige les ordres du jour en concertation avec le DGS * Prépare le contenu des dossiers et la présentation * Prend des notes afin de rédiger les comptes rendus TENUE A JOUR DE CERTAINS DOCUMENTS * Tient à jour : o La Iiste des maires du SIAVED avec Ieurs coordonnées o A mettre à jour avec les moyens généraux les coordonnées des institutions