assistant auprès directrice, directeur générale adjointe ressources H/F - EC21826 93 - MONTREUIL
Offre n° 3534574
assistant auprès directrice, directeur générale adjointe ressources H/F - EC21826
93 - MONTREUIL - Localiser avec Mappy
Publié le 05 septembre 2024
assistant auprès directrice, directeur générale adjointe ressources H/F - EC21826 Cadre d'emploi des rédacteurs territoriaux, et par dérogation poste ouvert aux contractuels Poste à pourvoir dès maintenant Directement rattaché.e à la directrice, directeur générale adjointe ressources et au sein d'une équipe de 5 assistant.e.s, l'assistant.e de la DGA apporte une aide permanente à l'activité de la DGA, en lien étroit avec la collaboratrice, collaborateur de la Directrice, Directeur Générale des Services, les assistant.e.s de la direction générale, des directions opérationnelles et en relation avec le cabinet du Maire et du secrétariat des élu.e.s. MISSIONS : Organisation permanente de l'activité de la DGA - Gestion de la messagerie, suivi des demandes et des dossiers (rédaction importante, important de mails) - Mise à jour permanente de l'agenda (collaboration avec les assistant.e.s de direction et sercrétaires d'élus) - Organisation de réunions - Evaluations des urgences et orientation ou répercussion auprès des bons services et interlocuteurs (suivi des demandes) - Interface avec le cabinet du Maire, des Elu.e.s et des partenaires extérieurs et institutionnels Suivi des projets et activités de la DGA Intégrer les priorités de la DGA d ... stion quotidienne Arbitrages du Maire avec anticipation : demande de notes auprès des services concernés (suivi, relance, enregistrement sur le serveur) Suivi des demandes du Maire et des Elu.e.s, préparation des rendez-vous Accueil téléphonique + filtrage + orientation Réalisation administrative Préparation des dossiers de réunions (collecte des mails ou documents en conséquence) en lien avec la collaboratrice, collaborateur DGS. Rédaction occasionnelle de courriers aux partenaires extérieurs Relecture des parapheurs Remise en forme de courriers des services (le cas échéant) Gestion des courriers importants (réponse aux courriers originaux transmis aux services) Classement des dossiers Organisation de manifestations, séminaires, évènements Recherche de lieux, réservation, montage de dossiers de régulation, ordre de mission Suivi des prestations ENVIRONNEMENT DU POSTE : Spécificités du poste Disponibilité Réactivité Travail en équipe avec les assistant.e.s et DGA de la direction générale, le cabinet du Maire et les secrétaires d'Elu.e.s Relations internes et externes hors direction d'appartenance Partenaires institutionnels (Ministères, Préfecture, Région, Société, Entreprises) Relations avec tous les secteurs municipaux Relation avec les Elu.e.s
- Type de contrat
-
Contrat à durée indéterminée
Contrat travail
Profil souhaité
Expérience
- Expérience exigée de 1 An(s)Cette expérience est indispensable
Entreprise
Ville de MONTREUIL
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