Gestion des demandes d’achat et des commandes : - Participe aux réunions de travail sur les appels d’offres et la rédaction des cahiers des charges - Effectue les demandes d’achats du service  - Suit les commandes en cours  - Fait les réceptions physiques et informatiques du service  - Contrôle et suit l’enregistrement des factures associées  - Réponds aux demandes de la comptabilité et.ou contrôle de gestion relatives aux prestations réalisées et aux facturations correspondantes  Suivre le déploiement des contrats (entretien des locaux, sanitation, vêtements…) : - Demande les devis et planifie les prestations - Suit le calendrier de réalisation des prestations demandées par le HSE / Facilities ainsi que les VGP établies pour respecter les obligations dans le cadre des contrôles règlementaires pour pouvoir valider les factures et le paiement des prestations - Interlocuteur des sociétés prestataires pour le service : gestion des vêtements de travail, et le nettoyage industriel, gestion des déchets, sanitation,.. - Gère les dysfonctionnements, répondre aux réclamations éventuelles et proposer des solutions aux problématiques remontées  Gestion documentaire : - Assure les mises à jour de la documentation HSE dans les outils de gestion documentaire - Est responsable du processus d’enregistrement des procédures dans l’outil de gestion documentaire. - Participe activement aux audits / inspections en mettant à disposition les documents à jour. - Diffuse, classe et archive les procédures du service Coordinateur de formation du service  - Attribue en concertation avec le manager du service les parcours de formation / profils requis pour la qualification du personnel de son service. - Assure le suivi des formations et relance si nécessaire le personnel de son service afin qu’il respecte les délais requis et au besoin alerte le manager. - Etablit mensuellement un rapport permettant d’évaluer l’impact d’éventuels retards de formation. - Après l’absence prolongée d’un collaborateur, réattribue les parcours de formation si absence de profil d’attribution. - A la demande établit les rapports de qualification du personnel de son service. Reporting  - Mise à jour des indicateurs service et/ou demandés par le global (track déchets, Atlas, CORA, ….) - Participe à la bonne tenue et au suivi du budget de service HSE (CAPEX/OPEX) - Tiens à jour les bases de données internes de consolidation des activités / dépenses effectuées dans le cadre environnemental afin de permettre la mise à disposition des KPI groupe HSE. - Réalise les reporting nécessaires /reglementaire lié à DASRI, track déchets, BSD l’environnement déchets  - Suite et Réalise les CAPA dans les délais affectés Gestion des machines a café Voici plusieurs reformulations plus claires, plus professionnelles et orientées action. Choisis celle qui correspond le mieux au style souhaité : CAPA - Suit et met en œuvre les CAPA dans les délais impartis. - Assure le suivi et la réalisation des CAPA conformément aux délais fixés. - Pilote et exécute les actions CAPA dans les délais définis. - Gère et réalise-les CAPA en respectant strictement les échéances. Alerté  Flotte automobile : assurer la la maintenance des véhicules et contrats associé Gestion  Communication HSE :  - Crée, met à jour et adapte les outils de communication (échange prévention, posters, livrets HSE) avec le support des membres du service HSE, pour développer la culture HSE sur le site. - Met en forme et diffuse les ordres du jour CSSCT et/ou réunions spécifiques. - Participe aux réunions de service (DMS, Comités…). Savoir : - Utiliser les outils bureautiques - Connaissances en gestion de système documentaire - Notions en droit du travail et droit de l’environnement - Anglais Savoir-Faire : - Maîtrise de la bureautique : pack Office (Outlook, PowerPoint, Excel, Word) - Maîtrise de l’utilisation d’outils collaboratifs et de communication (Internet, messagerie, planning partagé, web conférence, …) - Connaissances en gestion administrative et documentaire - Connaissance des normes rédactionnelles - Connaissance des techniques et outils de veille informationnelle et réglementaire - Maîtrise de la gestion et du suivi de budget - Maîtrise de la construction d’outils de reporting et de tableaux de bord - Connaissance d’un ERP (type SAP) - Bon niveau d’anglais Savoir-être : - Esprit pragmatique et méthodique - Rigueur - Sens du service - Réactivité et autonomie - Esprit d’équipe - Sens de l’écoute et de la communication - Capacité à prioriser