POSTE : Assistant de Service HSE H/F DESCRIPTION : Gestion des demandes d'achat et des commandes : - Participe aux réunions de travail sur les appels d'offres et la rédaction des cahiers des charges - Effectue les demandes d'achats du service - Suit les commandes en cours - Fait les réceptions physiques et informatiques du service - Contrôle et suit l'enregistrement des factures associées - Réponds aux demandes de la comptabilité et/ou contrôle de gestion relatives aux prestations réalisées et aux facturations correspondantes Suivre le déploiement des contrats (entretien des locaux, vêtements) : - Demande les devis et planifie les prestations - Suit le calendrier de réalisation des prestations demandées par le HSE / Facilities ainsi que les VGP établies pour respecter les obligations dans le cadre des contrôles règlementaires pour pouvoir valider les factures et le paiement des prestations - Interlocuteur des sociétés prestataires pour le service : gestion des vêtements de travail, et le nettoyage industriel, gestion des déchets,.. - Gère les dysfonctionnements, répondre aux réclamations éventuelles et proposer des solutions aux problématiques remontées - Gestion documentaire : - Assure les mises à jour de la documentation HSE dans les outils de gestion documentaire - Est responsable du processus d'enregistrement des procédures dans l'outil de gestion documentaire. - Participe activement aux audits / inspections en mettant à disposition les documents à jour. - Diffuse, classe et archive les procédures du service Coordinateur de formation du service - Attribue en concertation avec le manager du service les parcours de formation / profils requis pour la qualification du personnel de son service. - Assure le suivi des formations et relance si nécessaire le personnel de son service afin qu'il respecte les délais requis et au besoin alerte le manager. - Etablit mensuellement un rapport permettant d'évaluer l'impact d'éventuels retards de formation. - Après l'absence prolongée d'un collaborateur, réattribue les parcours de formation si absence de profil d'attribution. - A la demande établit les rapports de qualification du personnel de son service. Reporting - Mise à jour des indicateurs service et/ou demandés par le global (track déchets, Atlas, CORA, ) - Participe à la bonne tenue et au suivi du budget de service HSE (CAPEX/OPEX) - Tiens à jour les bases de données internes de consolidation des activités / dépenses effectuées dans le cadre environnemental afin de permettre la mise à disposition des KPI groupe HSE. - Réalise les reporting nécessaires /reglementaire lié à DASRI, track déchets, BSD l'environnement déchets - Suite et Réalise les CAPA dans les délais affectés -Un salaire sur 13 mois -Indemnités de transport -15RTT -25 Jours de congés légaux +2 offerts PROFIL : - Utiliser les outils bureautiques - Connaissances en gestion de système documentaire - Notions en droit du travail et droit de l'environnement - Anglais - Esprit pragmatique et méthodique - Rigueur - Sens du service - Réactivité et autonomie - Esprit d'équipe - Sens de l'écoute et de la communication - Capacité à prioriser