agent administratif H/F - EC20779 Nature de l'emploi : Agent administratif placé sous l'autorité conjointe de la responsable du service Maison des ... directeur de l'Ecole de Musique. Conditions d'Exercice : Poste à temps complet. Période scolaire hors septembre : du mardi au samedi, travail en début de soirée Période vacances scolaires et septembre : du lundi au vendredi. Congés : à prendre pendant les vacances scolaires Possibilité d'interventions ponctuelles sur d'autres sites ou créneaux horaires liés à l'activité du service. (Week-ends, soirées) MISSIONS ECOLE DE MUSIQUE : Suivi des dossiers famille : - Saisie, vérification et suivi des dossiers familles Ecole de Musique logiciel E-Muse - Elaboration, préparation et saisie des bulletins trimestriels d'appréciation école de musique : recueil des résultats aux examens et traitement pour suivi - Transmission des éléments d'inscriptions au Guichet Unique et au Service Communication EDM Suivi des dossiers élèves -préparation examens : - Suivi location d'instrument de musique - Composition des classes et suivi des présences - Saisie d ... er élève école de musique des participations élèves (œuvres jouées) - Elaboration, préparation et envoi des diplômes école de musique - Elaboration de supports internes d'informations diverses aux familles, (affichage ou courrier / répétitions, concerts, etc.) - Participation aux réunions de l'école de musique et réalisation Compte rendu pour validation - Elaboration des documents de communication programmes et fiches d'inscriptions EDM - Programmation des examens intercommunaux avec les quatre communes (installation des salles, convocation, mise en place logistique) - Organisation logistique du concert de noël et de la fête de l'école Secrétariat enseignants : - Transmission des compositions de classes d'instruments sur le logiciel I. Muse - Transmission et suivi des plannings des enseignants - Préparation et transmission du tableau recensant les quatre écoles pour les Master class et récitals - Renseignements des fiches des heures complémentaires et transmission auprès du Professeur pour signature avant renvoi COBAS - Distribution des chèques déjeuners COBAS - Prise de contact avec les nouveaux enseignants et les remplaçants - Accueil des professeurs remplaçants et signature de leur contrat avant retour COBAS - Transmission de leur planning et visite de la structure Budget : - Demande de devis aux fournisseurs, suivi des prestations et des règlements - Facturation des activités ponctuelles : calcul des tarifs séjours à appliquer et transmission des tarifs au guichet unique - Préparation d'éléments de bil ... saires à certains dossiers de subvention : tableau de suivi annuel des présences, facturations et régimes usagers - Participation aux réflexions tarifaires et modalités de facturation - Suivi de toute modification budgétaire liée à l'évolution des projets - Facturation MISSIONS MAISON MUNICIPALE DES JEUNES : Accueil, renseignement, suivi famille : - Information aux usagers sur les activités de la structure (modalités d'inscription, de fonctionnement des activités, et information sur les tarifs) - Organisation des modalités d'inscription : participation aux réflexions interservices sur les dossiers, sur les procédures des usagers (dossier, règlement), sur les tarifs et modalités de facturation, sur les périodes d'inscription en fonction des activités. - Accueil des intervenants - Participation aux réunions d'équipe de la Maison des ... se de note et rédaction de compte-rendu à faire valider par la responsable Maison des ... diffusion aux personnes concernées - Suivi du planning des congés et récupérations Gestion des Salles : - Etablissement des conventions de mises à disposition des salles - Planning annuel d'occupation des salles - Suivi planning occupations des Salles les Réservoirs - Salle polyvalente : gestion d'informations, visites, et planning en lien avec le service des Salles de la Ville