RESPONSABILITÉS : Sous la responsabilité hiérarchique du cadre administratif du Pôle, du chef de service et des médecins référents la secrétaire est responsable du secrétariat de la Commission Commune d'Admissions, ainsi que du secrétariat de l'hospitalisation de semaine. La fonction inclut également de participer aux remplacements au sein des deux unités, avec les autres secrétaires médicales du service, pendant les absences, de manière réciproque. 1) Commission Commune d'Admissions : - Utilisation du logiciel ViaTrajectoire : réception des demandes d'admission, présentation en réunion et réponse aux structures. - Coordination entre médecins/cadres. - Lien avec les familles / Information des usagers. - Archivage des données sur un tableau Excel dédié. - Statistiques des admissions de chaque mois. 2) Secrétariat de l'hospitalisation de semaine : - Gestion des appels téléphoniques internes et externes. - Orientation et information des patients et usagers. - Programmation des hospitalisations selon les indications médicales et soignantes. - Saisie et mise en forme de documents (Comptes-Rendus d'Hospitalisation, courriers de suivi, ordonnances...). - Cotation des consultations - Organisation du DIU de Médecine de Rééducation en lien avec l'UCLB LYON 1 - Planification des rendez-vous des examens des patients : relations avec les services de soins, de consultation, édition des fiches de préadmission, confirmations de rendez-vous, bons de transport. - Gestion des déplacements professionnels du médecin - Gestion d'agendas de médecins. - Gestion des demandes de communication de dossiers médicaux des patients - Travaux de numérisation (dossier médical informatisé) et de photocopie PROFIL RECHERCHÉ : CONNAISSANCES ASSOCIÉES - Connaissance des organisations de prise en charge pluridisciplinaire - Connaissance et aisance dans la terminologie médicale - Techniques d'accueil téléphonique, physique et de communication Utilisation des outils informatiques déployés aux HCL : - Pour le dossier patient ( Easily ) - Utilisation de la Dictée numérique et reconnaissance vocale - MS Office notamment Utilisation de la Messagerie électronique ( Outlook ) - Logiciels de commandes de produits, commandes de fournitures de bureau Utilisation de ViaTrajectoire pour les admissions QUALITÉS REQUISES - Autonomie et adaptabilité - Qualité organisationnelle et de coordination - Très bonne orthographe et dactylographie rapide - Discrétion, respect de la confidentialité et des règles du secret professionnel - Qualité d'accueil et d'écoute - Disponibilité - Agilité en équipe - Capacité à gérer les priorités et d'adaptation - Rigueur et précision - Esprit d'initiative CONDITIONS DE TRAVAIL - EVOLUTION DU POSTE Rythme de travail : 5 jours du lundi au vendredi – 37H30 par semaine Poste classé à repos fixe : 28 CA – 15 RTT Horaire d'ouverture des secrétariats : de 8h à 17h Les conditions et horaires de travail peuvent être modifiés en fonction des évolutions du service