Description : MISSION PRINCIPALE : Sous la responsabilité de la responsable du département « financement et suivi de projets », la personne recrutée réalise, de manière polyvalente, des actes administratifs dans le cadre des appels à projets et de suivi de projets, en lien étroit avec la coordinatrice suivi de projets, la juriste, la chargée d’appui financier, et les chargés de mission. ACTIVITÉS PRINCIPALES : Aide administrative à la gestion d’un appel à projets (6 à 7 appels à projets/an) · Enrichissement de la base Access issue d’EVA3, suite au dépôt de dossiers des candidats, en lien avec la responsable du Pôle Fresh et la juriste ; · Etude d’éligibilité administrative des dossiers de candidature ; · Participation aux réunions pour l’évaluation administrative des dossiers ; · Rédaction, mise en forme et envoi de courriers aux candidats non sélectionnés ; · Gestion des déplacements des experts scientifiques (commande de billets, remboursement de frais) et rémunération d’expertises (honoraires) dans le module Notilus et interface SIFAC+ (bons de commande) ; · Participe à la rédaction de procédures relevant de son périmètre. Suivi administratif et financier de projets financés · Saisie des bons de commandes pour versement des tranches de financement (T1 et soldes) des projets lauréats, aux organismes de gestion, en lien avec le pôle finances de l’ADS ; · Suivi de remise et analyse des bilans financiers, relances ; · Suivi des dépôts des factures avec les organismes de gestion et paiements dans RESANA en lien avec le service facturier ; · Traitement des demandes relatives aux versements de trop perçus en lien avec le service facturier et l’agent comptable principal ; · Mise à jour des tableaux de suivi Excel des projets financés ; · Organisation de réunions avec les chercheurs et gestionnaires, participation aux cafés du BPRP et aux réunions et séminaires des gestionnaires ; · Participe à l’organisation de Webinaires à destination des chercheurs et équipes de gestion. ACTIVITÉS SECONDAIRES · Participer à l’amélioration des procédures internes et de l’organisation de l’Institut · Contribution à la mise en visibilité des résultats de recherche SPÉCIFICITÉ(S) ET ENVIRONNEMENT DU POSTE : · Pas de contrainte particulière Profil recherché : CONNAISSANCES : · Maitrise des logiciels informatiques (SAP, PDF, Excel, Access, messagerie) et Internet · La connaissance de l’outil SIFAC+ ou SIFAC serait un plus · La connaissance des administrations publiques serait un plus SAVOIR-FAIRE : · Savoir travailler en équipe · Savoir gérer ses priorités · Savoir hiérarchiser les dossiers (suivi, mise à jour…) · Gérer la confidentialité des informations APTITUDES : · Rigueur, implication, polyvalence · Sens de l'organisation · Aisance relationnelle (échanges nombreux par téléphone et mails) · Réactivité · Motivation, esprit d’initiative · Sens de la hiérarchie EXPÉRIENCE(S) SOUHAITÉ(S) : · Expérience en assistanat NIVEAU DE DIPLÔME ET FORMATION(S) : · Bac +2 en gestion administrative, ou autres diplômes