POSTE : Assistant Administratif H/F DESCRIPTION : En tant qu'Assistant Administratif, vous êtes rattaché au Directeur général et Directeur des opérations. Missions Principales regroupées en 5 pôles : (voir détail par domaine : comptabilité, facturation, RH, véhicules, administratif, relances) - Gestion des achats (bons de commandes et livraisons fournisseurs) - Gestion documentaire & conformité - Parc véhicules et géolocalisation - Accueil, secrétariat & services généraux - Assistance facturation, Relances clients. Missions détaillées de base Accueil, secrétariat & moyen généraux - Accueil téléphonique, messages, traitement courrier/colis - Courriers divers (clients/fournisseurs/appels d'offres) Comptabilité courante & achats - Émettre et suivre les bons de commande chantiers et généraux - Enregistrement journalier des encaissements clients sur spock et suppression des créances dans le tableau suivi clients - Génération et envoi des factures clients par lot sur Spock - Relances clients concernant E2V Entretien - Notes de frais (saisie + justificatifs) - Rapprochements factures Spock, corrections de prix Gestion documentaire & conformité - Répondre aux mails clients (documents administratifs, sous-traitance, réceptions) - Mise à jour Provigis, Attestation Légale, E-Attestation etc. - Mise à jour annuelle : références chantiers, certificats de bonne exécution, effectifs, CA Parc véhicules - Suivi CT, VGP, vignettes Crit'Air, boîtiers géoloc - Gestion sinistres (déclarations, RDV prestataires, suivi assurances) - Mise à jour carnets véhicules Mise à jour du tableau concernant la flotte automobile et matériel Envoi des dossiers aux experts dans le cadre des sinistres chantier Prise en charge des sinistres Gestion devis & facturation - Intégrer devis signés (dossier chantier, plan de charge, tâches Spock) - Procédures de facturation spécifiques par client (RG, caution, prorata, Chorus, Kaufman, Freez) - Émission, transmission & suivi factures - Suivi RG et révisions de prix (indices INSEE) - Facturation entretien & mises à jour contrats - Paramétrage & gestion ACCES SAP (clients & attestations). Logistique & fournitures - Suivi des besoins des agences et dépôts. - Commandes et réapprovisionnement régulier (papier, cartouches, classeurs, etc.). - Vérification des stocks pour éviter les ruptures. - Vérifier la conformité des factures liées à la gestion des déchets. - Mettre à jour le registre de distribution pour garantir la traçabilité. Prise en charge complémentaire santé AGRICA 60% PROFIL : Profil - Bac +2 à Bac +3 en gestion/administration/comptabilité. - Expérience confirmée en administratif polyvalent (idéalement BTP, paysage, ou PME multi-sites). - Personne de confiance, impliquée, capable de gérer une forte polyvalence. Compétences attendues - Maîtrise bureautique et outils numériques (PAC office, aisance avec EXCEL, Spock). - Notion des processus comptables, RH et financier - Capacité à gérer de multiples interlocuteurs (équipes terrain, fournisseurs, clients). Qualités personnelles attendues - Rigueur et organisation : gestion précise des dossiers et des délais. - Autonomie : savoir travailler seul(e) avec un suivi régulier des priorités. - Savoir-être : capacité à s'imposer avec diplomatie et fermeté. - Savoir-faire : application professionnelle, maîtrise technique des tâches confiées. - Disponibilité & réactivité : savoir répondre rapidement aux urgences.