POSTE : Assistant Direction Cellule Réseaux et Fluides H/F DESCRIPTION : Vos missions : Un poste d'Assistant(e) de Direction Cellule Réseaux et Fluides (H/F) est à pourvoir au sein de la BU Immobilière. Sous la responsabilité du Directeur de l'Exploitation et de la Maintenance, l'Assistant(e) de Direction a notamment pour missions principales : - L'assistanat du Directeur et de la cellule réseaux et fluides - Accueil physique et téléphonique - Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques - Renseigner et orienter les interlocuteurs internes et/ou externes - Gérer les agendas : Planifier, anticiper, adapter, priorisés prise de rendez-vous - Gérer les plannings des congés et validation des congés - Gérer et suivre les réclamations des clients - Suivre administrativement les contrats de maintenance - Etablir des ordres de facturation et d'avoir - Participer au respect des procédures administratives de la SEMMARIS - Envoyer les plans de préventions aux entreprises - Assurer l'interface au sein du service. - La mise en forme de travaux de bureautique - Trier, répartir et envoyer des courriers - Rédiger des courriers, comptes rendus, relances, mailing, graphiques, notes internes, PV, etc - Organiser de l'archivage des dossiers - Mettre à jour les bases de données (clients, prestataires extérieurs, ) - Mettre en forme des documents - La gestion et le suivi des procédures d'appel d'offre - Préparer les dossiers d'engagement, de Comité des marchés - Relire et mettre en page les appels d'offres sur leur partie technique (CCTP) - Suivre les appels d'offres dématérialisés sur la plateforme MAXIMILIEN - Le suivi de la cellules Réseaux et Fluides - Etablir les bons à payer des contrats de maintenance - Établir les abonnements et résiliations du chauffage sur EGEE. - Préparer les ordres de refacturation et/ou avoirs. PEE, CSE, TR PROFIL : Connaissances et compétences requises : - Bac +2/3 dans le domaine de l'assistanat, - 5 ans d'expérience minimum sur un poste similaire, - Connaissances du fonctionnement et de l'organisation du MIN de Rungis et de la SEMMARIS, - Maîtrise des techniques de rédaction et de prise de note, - Maîtrise des outils bureautiques, - Capacité à remonter l'information, - Capacité de prise de note et rédactionnelle, - Être force de proposition. Qualités requises : - Autonomie, - Réactivité, - Sens de l'anticipation et des priorités - Adaptabilité, - Sens de l'écoute, - Empathie, - Disponibilité, - Bonne organisation, - Rigueur, - Diplomatie, - Sens politique, - Discrétion et confidentialité, - Bon relationnel.