CDI/MUTATION MISSIONS PRINCIPALES * L’agent administratif de l’USLD assure l’accueil des familles. Il est l’interlocuteur privilégié des familles ou mandataires pour les besoins spécifiques aux résidents. * L’agent administratif constitue les dossiers d’admissions pour les futurs résidents en lien avec le service social et le médecin de l’USLD et veillent à la complétude des dossiers. L’agent administratif réalise la facturation des frais de séjour mensuels des résidents de l’EHPAD de Grimaud et de l’USLD * L’agent administratif de l’USLD assure des tâches de secrétariat médical et de secrétariat polyvalent MISSIONS PERMANENTES Accueil/Lien famille : - Accueil et orientation des familles - Communication d’informations en lien avec la vie institutionnelle de l’USLD aux familles (mail, courrier…) - Gestion des procurations lors des scrutins électoraux - Gestion de l’organisation des réunions familles biannuelles Admission : - Gère les demandes d’admission sur VIATRAJECTOIRE et la liste d’attente de l’USLD - Constitue le dossier d’admission (volet administratif et social - Création des dossiers dans Hexagone et insertion des documents administratifs dans Hexagone - Vérification administrative et correction des dossiers Easily - Remise des documents relatifs à l’admission : contrat de séjour/règlement de fonctionnement/livret d’accueil et annexes et intégration dans le DPI Facturation : - Gestion des mouvements des résidents en lien avec les professionnels des services EHPAD Grimaud et USLD - Changement annuel des tarifs et création des débiteurs dans Hexagone - Facturation USLD et EHPAD Grimaud - Suivi et analyse des titres émis - Gestion des contentieux de facturation - Relations Trésorerie, Département Suivi activité : - Participe à l’élaboration et la tenue de tableaux de bord EHPAD-USLD (activité, GMP…) en lien avec la DAF Secrétariat médical : - Prise de rendez-vous médicaux, classements et archivages des dossiers médicaux Secrétariat polyvalent : - Réalisation de demandes de travaux, ou informatiques / Réception et diffusion du courrier interne et externe MISSIONS SPECIFIQUES - Participation à la réalisation d’enquêtes ponctuelles Participation aux travaux de la cadre de la préparation à la certification CONNAISSANCES - Connaissance spécifique de la prise en charge de la personne âgée dépendante - Connaissance du réseau gériatrique (établissements, collectivités territoriales…) - Maîtrise des outils bureautiques / Connaissance et maitrise des protections juridiques SAVOIR-FAIRE - Capacité d’organisation et savoir prioriser les actions - Capacité à gérer les dossiers/situations urgentes de manière appropriée et réactive - Capacité à transmettre les informations - Qualités rédactionnelles - Aptitude à la gestion des conflits et de l’agressivité/Maîtrise des outils bureautiques SAVOIR-ETRE - Sens de l’écoute et de la négociation - Sens des responsabilités - Autonomie et disponibilité - Rigueur et méthode - Sens de l’analyse et esprit de synthèse - Discrétion et intégrité - Etre force de propositions - Capacités à créer du lien entre le différents acteurs, internes et externes à la structure - Aptitude à travailler au contact de personnes âgées aux fonctions cognitives dégradées - Aptitude à la négociation