POSTE A TEMPS NON COMPLET - 17h30 HEBDOMADAIRES Assistance administrative du D.G.S : - Assister le DGS dans la rédaction des courriers, des arrêtés et des délibérations, - Constitution et préparation de dossiers - réalisation de mailing, - Assurer la gestion des demandes de réservation de la salle de réunion, - Classer et archiver (papier et numérique) les documents et informations, - Tenir à jour des bases de données (notamment suivi des demandes des administrés), - Superviser la procédure d'enregistrement et de dispatching du courrier arrivé, - Tenir à jour les registres communaux, - Télétransmettre les actes au contrôle de légalité et assurer leur publication - Rédaction d'arrêtés, décisions, projets de délibération * Assistance administrative des élus : - Assurer l'accueil téléphonique et physique pour le compte des élus, - Planifier l'agenda du maire, gérer les astreintes des élus, - Assurer l'organisation matérielle des rendez-vous, réunions et déplacements, - Apporter une assistance aux élus dans la préparation de leurs réunions ou rendez-vous (organisation des réunions transversales) * Gestion et suivi des instances municipales : - Préparation et suivi des instances municipales (conseil municipal, bureau municipal, commissions). - Etablir une programmation annuelle des instances municipales. - Collecter auprès des services municipaux les points à inscrire à l'ordre du jour des instances municipales, en lien avec la direction générale. - Recueil, relecture et mise en forme des notes préparatoires et des projets de délibérations. - Préparation et transmission des dossiers destinés aux élus et à l'administration. - Préparation des convocations des élus aux instances. - Participation occasionnelle au Conseil municipal et au bureau municipal et aux commissions. - Rédaction et mise en forme du procès-verbal et du compte-rendu de la séance du Conseil municipal. - Diffusion des délibérations du Conseil municipal et des décisions du Maire. - Transmission des actes et pièces annexes au service du contrôle de légalité de la Préfecture et publication - Veiller à la régularité des actes administratifs : gestion, mise à jour et archivage des registres des actes (délibérations, décisions et arrêtés). - Mise en œuvre des décisions en lien avec les DGS et directeurs concernés. * Gestion du protocole : planification/coordination des cérémonies officielles - Planification des cérémonies officielles (et lien avec le service festivités pour l'organisation logistique), en lien avec les élus, les autorités et les services communaux - Lien avec le service de police municipale pour assurer la sécurité et le maintien de l'ordre public pendant les évènements - Déclaration auprès des autorités compétentes (débit de boissons.) - Présence lors de certaines cérémonies - Suivi budgétaire des cérémonies (Etablissement du budget prévisionnel ; demande de devis., en lien le service comptabilité-finances et l'élue référente Type d'emploi : CDI Rémunération : à partir de 12¿887,00€ par an Horaires : * Du lundi au vendredi * Travail en journée Rémunération supplémentaire : * 13ème Mois * Prime annuelle Lieu du poste : En présentiel Date limite de candidature : 19/04/2025 Date de début prévue : 01/05/2025