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CHARGÉ.E D'ACCUEIL POINT INFO 14- FRANCE SERVICES/ ASSISTANT.E DE DIRECTION (H/F) 14 - Calvados
Offre n° 3879555
CHARGÉ.E D'ACCUEIL POINT INFO 14- FRANCE SERVICES/ ASSISTANT.E DE DIRECTION (H/F)
14 - Calvados
Publié le 11 septembre 2024
Référence CSP: O014240/910000519 Au sein du Pôle Moyens généraux/Services à la population et sous la responsabilité hiérarchique de la DGA, le poste est décomposé comme suit: Point info 14 / France Services (24/35ème) : L'agent accompagne les usagers dans leurs démarches administratives. Assistanat de direction (11/35ème) : L'agent apporte une aide permanente à la direction générale en termes de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers. Missions point info 14/France Services * Accueil physique et téléphonique des usagers - Accueillir le public avec amabilité - Gérer les situations de stress et réguler les tensions - Réagir aux situations d'urgence avec pertinence - Conserver objectivité et neutralité face aux situations - S'adapter au public de cultures différentes * Identification et qualification des demandes - Assurer le premier niveau d'information des usagers et prendre en charge les demandes qui ne nécessitent pas de rendez-vous - Gérer l'usage des postes informatiques en libre-service/accompagner les usagers si nécessaires - Identifier la nature et le degré d'urgence de la demande - Prise des rendez-vous pour l'agent référent France Services - Renseigner les statistiques des activités du service * Accompagnement dans les démarches administratives - Intervenir auprès des organismes pour expliquer et clarifier la situation des personnes - Aide à la réalisation des démarches administratives dématérialisées Missions assistanat de direction : * Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique : - Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers - Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers - Organiser la réception, diffusion, le classement et l'archivage dématérialisé des dossiers, courriers, conventions... - Gestion du courrier entrant et sortant * Préparation et suivi du conseil communautaire - Mise en forme du rapport de présentation, envoi des convocations et documents. - En lien avec la direction transmission aux différents services pour suite à donner. - Mise en ligne du procès-verbal, de la liste des délibérations et les délibérations. * Transmission des actes administratifs et réglementaire au contrôle de légalité en préfecture via ACTES (sauf actes RH), * Organisation et planification des réunions - Gérer le planning des réunions (conseils communautaire, commissions, conférences des maires, rencontres secrétaires de mairie, réunions diverses...). - Rédiger les ordres du jour en concertation avec la direction - Respecter les délais de transmission des convocations et documents avant les réunions. - Envoi des comptes rendus des diverses instances. * Intégrer les priorités de la direction dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat * Rappeler les informations importantes et transmettre des messages
- Type de contrat
-
Contrat à durée déterminée - 36 Mois
Contrat travail
Profil souhaité
Expérience
- Expérience exigée de 2 An(s)Cette expérience est indispensable
Entreprise
Structures de coopération territoriale
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