1 SECRÉTAIRE MEDICALE - H/F CDI – Temps plein 100 % Secteur Centre Le secteur CENTRE recherche un ou une Secrétaire Médicale en CDI à temps plein 100%. Présentation du secteur Centre : Le Secteur Centre est un secteur de psychiatrie d’Adultes comprenant des services d’hospitalisation et des activités ambulatoires, basées sur différents lieux. Il prend en charge les patients ayant besoin de soins psychiatriques ou psychologiques domiciliés sur le secteur c’est-à-dire Clermont-Ferrand CENTRE, Chamalières et Durtol. - Sur le site du CH Sainte-Marie, le secteur CENTRE comprend : 1 unité d’hospitalisation temps plein de 25 lits (Louis 1), 1 CMP dans le bâtiment d’accueil 1 Service de Soins Infirmiers à Domicile / Equipe Mobile, (locaux au 80 rue Lamartine) 1 Hôpital de jour (Locaux au 80 rue Lamartine) - En centre-ville : (58 avenue de l’Union Soviétique) 1 CATTP Centre-Gare - L’Unité d’Addictologie (locaux au 80 rue Lamartine) est une unité inter-sectorielle rattachée au secteur CENTRE. L’équipe est pluridisciplinaire, composée de psychiatres, de médecins généralistes, d’un cadre supérieur de Santé, de cadres de santé, de psychologues, d’assistants de service social ainsi que des équipes soignantes : une IPA et des infirmières en hospitalisation temps plein et en ambulatoire. La secrétaire fait partie de l’équipe pluridisciplinaire et en est un pivot. Missions principales : • Gestion du secrétariat de l’équipe médicale, pluridisciplinaire et infirmière des différentes unités du service : - Accueil physique : accueil des patients, mise à jour ou création de dossiers avec numérisation des documents d’identité (CNI, CPAM, mutuelle...), orientation, prise de rendez-vous, prise de messages ou de documents, écoute… - Accueil téléphonique : prise de rendez-vous, report ou proposition de rendez-vous, rappel des rendez-vous (Consultations Infirmières de Première Intention), écoute, orientation, prise de messages, transfert des appels… - Gestion de l’activité de téléconsultation / utilisation MONSISRA et préparation de la salle de téléconsultation • Réunions : participation au flash du secteur 3 fois/semaine, participation aux différentes réunions relatives au fonctionnement du secteur (en organisation avec les secrétaires en place) •Traitement des mouvements (Entrées/Sorties) : - pour les entrées : création de séquences Temps Complet, numérisation des documents, vérification et mise à jour de l’identito vigilance, personne de confiance. - pour les sorties : traitement de la lettre de liaison (MMS, DMP, scanner les documents du dossier et la lettre de liaison, envoie par courrier et archivage) • Gestion de Soins Sous Contraintes : constitution du placement pour dossier Temps Complet, report des échéances, suivi des arrêtés, certificat des isolements et de la contention • Traitement des signalements • Traitement des demandes de transfert • Frappe de documents : lettre de liaison ou compte rendu d’hospitalisation avec envoi au DMP et MMS, comptes rendus de consultations, courrier de proposition ou report de rendez-vous, rapport annuel d’activité, note de service, certificats médicaux… • Gestion des agendas : gestion des rendez-vous et des différentes réunions avec réservation de salles • Coordination médico-administrative des parcours de soins • Archivage : archivage régulier pour mise à jour File Active (dossiers temps complet, résultats labo, comptes rendus), archivage annuel pour envoi aux archives de l’établissement • Tâches diverses : communication de dossier (relecture du dossier médical, photocopies des différents éléments du dossier médical, envoi ou proposition de rendez-vous pour récupération du dossier), saisine de dossiers par la justice (photocopies intégrales du dossier), commandes de papeterie, rédaction des bons différents bons (SAM FM, fiches YES et IWS), tri et distribution du courrier, participation aux différents EPP, mise à jour des différents indicateurs (diagnostics, motifs de PEC….), cotation des actes, impression et reliage de divers dossiers, demande d’interprétariat, traitement des réquisition à personnes, surveillance et photocopies si nécessaires des différents imprimés à disposition des médecins, rédaction de bilan neurologique, enquête sociale, … • Participation à démarche qualité/gestion des risques • Encadrement des stagiaires • Participation au codage de l’activité • Assistanat du Médecin Chef : gestion des congés via Octime, rédaction des différents documents, réponses aux différents courriers, gestion de l’agenda et des différentes réunions. Activités de secrétariat pour : . CMP Centre . HDJ Lamartine . Unité d’hospitalisation Temps Plein Saint-Louis 1 . CATTP La Gare . SSAD/équipe mobile Collaboration avec la secrétaire de l’Unité Addictologie La secrétaire est sous la responsabilité hiérarchique du médecin - chef du Secteur Centre. La secrétaire a des liens fonctionnels avec les médecins psychiatres du CMP, de l’hospitalisation temps plein, les cadres de santé et le cadre s...