RESPONSABILITÉS : Gestion de l'étudiant : - Réalisation des inscriptions administratives (dont transferts) et pédagogiques - Délivrance des certificats de scolarité et diverses attestations - Établissement et suivi des conventions de stage - Gestion des fiches d'évaluation du stage, gestion des émargements en TP obligatoires - Mise à jour de pages Moodle - Diffusion d'informations de nature variée (usage des « listes de diffusion par email », espace MOODLE, page web) Assistance aux enseignements : - Diffusion des informations auprès des étudiants et des enseignants-chercheurs (emplois du temps initiaux et leurs changements,, détail de la formation) - Proposition du calendrier des périodes d'enseignement - Détermination des locaux d'enseignement - Saisie réservations sur l'application CELCAT, modélisation éléments pédagogiques sur APOGEE - Gestion des enseignements optionnels : inscriptions, plannings et examens, suivi validations Gestion des Examens : - Élaboration et diffusion des plannings des examens, réservation des salles sur CELCAT - Convocation des responsables d'épreuves et des surveillants - Préparation matérielle des examens dématérialisés : salles d'examens, recueil des sujets (plateforme THEIA, examens sur tablettes), préparation des épreuves, paramétrage, transmission, récupération et gestion des résultats - Saisie des notes provisoires et définitives avant puis après la réunion du jury, édition des procès-verbaux du jury sur APOGEE, publication résultats et mises en annales des sujets - Édition des relevés de notes, attestations de réussite et assurer leur distribution - Prise en compte des modifications des modalités de contrôle des connaissances et validations Secrétariat - Renseignements : - Rédaction de courriers courants, utilisation des listes de diffusion aux étudiants, messagerie - Réponse aux enquêtes pédagogiques et statistiques - Archivage des différentes pièces administratives - Classement et gestion des informations relatives à la formation (enseignements, stages, etc.) - Accueillir et informer les étudiants, les enseignants-chercheurs, et répondre aux diverses demandes provenant de l'extérieur - Reprographie de l'ensemble des documents liés aux activités du poste Participation aux activités transversales du service scolarité - Département de médecine : - Aide aux activités de la scolarité 2ème cycle (gestion des optionnels ; assistance à la coordination des ECOS ; préparation matérielle Examens Nationaux ; organisation avec enseignants des conférences ; gestion des examens de LCA ; gestion espaces Moodle) PROFIL RECHERCHÉ : Savoirs : - Organisation et fonctionnement de l'enseignement supérieur, environnement professionnel - Connaissance de la réglementation afférente à la scolarité des étudiants - Réglementation régissant les examens Savoir-faire : - Intérêt pour la nouveauté dans le travail (modifications des modalités d'organisation pédagogique/administrative, nouveaux outils : modernisation avec examens dématérialisés/informatiques sur les plateformes THEIA/UNESS, gestion d'espaces de ressources MOODLE) - Savoir hiérarchiser les tâches, organiser et planifier son activité en tenant compte des contraintes et échéances - Mettre en œuvre des procédures et des règles - Maîtrise souhaitée des applications APOGEE (inscriptions/examens/modélisation) et CELCAT (planification des locaux, emplois du temps) - Aisance et intérêt dans l'emploi des outils informatiques de gestion administrative (logiciels de bureautique, messagerie, Environnement Numérique de Travail) - Savoir rechercher, vérifier et classer l'information - Anticiper les évolutions des activités de son domaine Savoir-être : - Sens de l'organisation - Rigueur / Fiabilité - Réactivité - Capacité d'adaptation, à s'investir sur des projets, être force de proposition, esprit d'initiative - Sens relationnel, savoir travailler en équipe, en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes - Capacité d'écoute, disponibilité - Savoir être autonome sur des missions, confiance en soi - Savoir prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée - Sens de l'accueil et information du public étudiant et enseignant - Informer et rendre compte - Sens de la confidentialité (informations et données), être discret Conditions particulières d'exercice : - Sujétions, astreinte, contraintes particulières : L'activité s'exerce au sein du service scolarité-Examens fréquenté quotidiennement par les étudiants. L'activité peut entrainer des contraintes ho