Référence CSP: 2025-2080743 1.     MISSION La personne recrutée assure le suivi administratif, budgétaire et logistique de l'IDT. Elle appuie la cheffe de service dans la gestion quotidienne du département et contribue activement à l'organisation des événements scientifiques et institutionnels de l'institut. 2.    ACTIVITES ET CONDITIONS DE REALISATION Activités principales : 1.     Gestion administrative et appui au fonctionnement du service · Assurer la gestion courante du département en soutien à la cheffe de service · Organiser et assurer le suivi des réunions (convocations, préparation des dossiers, comptes rendus, suivi des décisions) · Mettre à jour, classer et archiver les documents internes (intranet, dossiers partagés, bases de données) · Assurer l'interface entre l'institut et les services supports de l'université (RH, finances, achats, communication etc.) · Participer à la rédaction et à la mise en forme de documents administratifs et de communication interne · Assurer la gestion de la scolarité des étudiants relevant des dispositifs de l'IDT (inscriptions, saisie des notes, délivrance de certificats, etc.) 2. Appui logistique et organisation d'événements · Contribuer à la planification, la préparation et la logistique des événements portés par l'institut · Gérer les réservations de salles, de matériels, de déplacements et les commandes associées · Participer à la communication logistique autour des événements · Faire le lien avec les intervenants, prestataires et partenaires internes et externes · Assurer une présence sur le terrain lors des événements pour garantir le bon déroulement logistique 3.    Suivi financier et gestion des crédits de l'IDT ·  Assurer et suivre l'exécution budgétaire dans les logiciels dédiés, des projets rattachés · Préparer les éléments nécessaires à l'élaboration du budget et assurer son suivi en lien avec la direction et les services financiers de l'université · Suivre la consommation des crédits grâce à des tableaux de bord financiers et contribuer au reporting annuel · Garantir la traçabilité des dépenses et veiller au respect des procédures internes et réglementaires 4.    Appui à la gestion du projet SHINE ·  Appuyer la manager du projet SHINE pour le suivi administratif et financier · Collecter et consolider les données nécessaires aux bilans et rapports d'activités en lien avec le service d'aide au pilotage · Participer à la coordination entre les différents partenaires internes et externes du projet Activités associées : · Contribution aux bilans d'étape, à la collecte et au suivi des indicateurs · Participer à des réunions en interne, notamment de l'équipe SHINE et de l'IDT · Participer à l'activité du service