Fondé en 1993, AQUARELIA est un gestionnaire de résidences services dédiées aux seniors autonomes en recherche d'une solution d'habitat « tout compris ». Les solutions résidentielles proposées comprennent, outre l'hébergement (du T1 au T3) toutes les charges locatives (eau, électricité, téléphonie, internet) ainsi qu'une offre globale de services qui apporte aux résidents seniors, sécurité, confort et maintien du lien social pour un coût très maîtrisé. Acteur montant des Résidences Services Seniors nouvelle génération, le groupe AQUARELIA renforce progressivement son positionnement national. Avec 13 résidences services seniors actuellement en gestion, le réseau prévoit d'ici 2025 l'exploitation d'un parc de 2600 logements pour 26 implantations partout en France et un prévisionnel de 415 collaborateurs pour un effectif actuel de 280 salariés. AQUARELIA a été acquis en 2017 par le Groupe ORIA, actionnaire majoritaire du promoteur UNITI Habitat et Famille, côté sur Euronext Growth. En savoir plus : www.aquarelia.fr Le secrétaire polyvalent sera chargé de gérer la partie administrative de l'établissement et participer au développement du taux d'occupation en contractualisant de nouveaux séjours. MISSIONS ET ACTIVITES Missions Secrétariat : * Assurer l'accueil physique et téléphonique des visiteurs * Répondre au standard téléphonique * Veiller au bon état des stocks de fournitures (bureau et hygiène) * Assurer la réception des achats et l'accueil de prestataire d'intervention * Faire les mises à jour de différents documents administratifs * Réceptionner, distribuer et expédier le courrier * Classer et archiver les documents de travail, internes et commerciaux Missions accueil-résidents: * Assurer l'accueil physique et téléphonique des résidents et prospects * Assurer la gestion des urgences (pompier, médecin, infirmier, famille) * Gérer les fiches contacts * Réaliser les état des lieux entrant et sortant * Suivre la gestion des nouveaux résidents : documents administratifs pour clore le dossier, remise de médaillon d'urgence, * Prendre les rendez-vous médicaux et réaliser le suivi des dossiers médicaux * Taper la feuille de présence des résidents pour les repas, distribuer les menus, assurer leur retour afin d'effectuer les changements au repas. * Mettre à jour les listes des résidents, Anniversaires, Habitudes alimentaires, Ménage, Liste appartements disponibles * Annoncer les anniversaires Missions d'animation : * Mettre en place les animations préparées par l'animateur et/ou la Direction * S'assurer que les résidents participent et soient satisfaits * Proposer des idées d'animation COMPETENCES Compétences théoriques : * Bonnes connaissances des outils informatiques * Techniques de secrétariat * Règles d'orthographe, syntaxe et grammaire Aptitudes professionnelles : * Forte capacité relationnelle * Sens de l'organisation, rigueur * Adaptabilité face aux nombreux interlocuteurs * Affinité avec la population Séniors * Courtoisie, bienveillance Type d'emploi : Temps partiel, CDI Rémunération : 12,28€ par heure Avantages : * Restaurant d'entreprise Horaires : * Disponible le week-end * Travail en journée Lieu du poste : En présentiel