POSTE : Assistant·e de Direction Générale H/F DESCRIPTION : ACTIVITÉS PRINCIPALES Organisation et gestion des agendas de la direction générale - Gérer et coordonner les agendas du DGS et des DGA, en lien avec le secrétariat du maire - Planifier les rendez-vous en tenant compte des priorités et des contraintes - Anticiper les arbitrages et assurer une organisation fluide de l'activité - Suivre et consolider les congés du périmètre concerné - Fonctionner en binôme avec le secrétariat du maire (notamment pour la gestion des congés, des appels, etc.) Assurer l'accueil et être un point de contact central de la direction générale - Accueillir et prendre en charge les interlocuteurs, physiquement et par téléphone - Analyser, prioriser et orienter les sollicitations internes et externes - Faciliter la circulation de l'information entre le cabinet du maire, la direction générale et les services - Garantir la discrétion et la confidentialité des informations traitées Organiser et sécuriser le fonctionnement administratif et logistique - Organiser les réunions stratégiques (Maire/DG, comités, séminaires) - Préparer les convocations, supports et éléments logistiques - Rédiger, mettre en forme et diffuser les comptes rendus et documents - Gérer les listes de diffusion, invitations et suivis de présence - Assurer la réservation des salles et la préparation du matériel - Réaliser le classement et l'archivage des documents Assurer le suivi de dossiers transversaux et produire des indicateurs - Mettre à jour les bases de données et listes de diffusion - Suivre des dossiers spécifiques (incidents/accidents, RGPD, contraventions) - Contribuer à l'élaboration des bilans et du rapport d'activité (chiffres clés DG) - Participer à l'amélioration des outils et des procédures - Apporter un appui ponctuel aux projets ACTIVITÉS SPÉCIFIQUES Animer le réseau des assistant.es de direction de la ville Contribuer à la continuité de service - Monter en compétence sur les procédures internes (courrier, instances) - Assurer des remplacements ponctuels en cas d'absence - Appliquer les procédures existantes dans un cadre défini Avantages collectifs : - Ambiance agréable - Prise en charge à 75 % des frais de transport en commun - Accès au restaurant municipal - Télétravail possible ( selon nécessités de service et après 6 mois de présence ) - Possibilité de bénéficier du congé menstruel pour les agentes concernées - Participation jusqu'à 35 € de l'employeur pour la mutuelle santé et prévoyance - Possibilité d'adhérer au Comité d'actions sociales pour diverses activités telles que le sport, les vacances, etc. PROFIL : CONNAISSANCES ET EXPÉRIENCES PROFESSIONNELLES DIPLÔMES : Bac +2 en assistanat de direction, gestion administrative ou équivalence CONNAISSANCES : - Bonne connaissance du fonctionnement des collectivités - Pratique experte des outils bureautiques - Grande aisance numérique - Très bonne expertise de la langue (orthographe, grammaire,) EXPÉRIENCES : Expérience confirmée sur un poste similaire, idéalement en environnement institutionnel ou en collectivité territoriale COMPÉTENCES ET APTITUDES REQUISES Savoir-faire - Organiser, prioriser et gérer efficacement les activités dans un environnement exigeant - Gérer les urgences et adapter son organisation en fonction des priorités - Produire des écrits clairs, structurés et de qualité (comptes rendus, courriers, notes) - Traiter et fiabiliser l'information avec rigueur - Être force de proposition dans l'amélioration des pratiques et des outils Savoir-être - Faire preuve de rigueur, d'organisation et d'un excellent sens de la gestion du temps - Savoir gérer la pression et faire face aux situations d'urgence avec calme et efficacité - Être réactif.ve, dynamique et impliqué.e dans ses missions - Faire preuve de discrétion professionnelle absolue et garantir la confidentialité des informations - Adopter une posture professionnelle, avec sens du service et qualités relationnelles Ref: i39k4alrzo