Rattaché au responsable gestion de patrimoine résidentiel et au sein du Pôle Maintenance et Gestion de Covea Immobilier, vous assistez deux chargées de gestion responsable d'un patrimoine total d'environ 650 lots principaux. Vos missions ? Gestion administrative : A ce titre vous : -Assistez le Chargé de gestion de Patrimoine dans la gestion de ses dossiers au quotidien (préparation des dossiers états des lieux d'entrée, suivi des états des lieux de sortie, rédaction de courriers, notes d'informations, contact avec les gardiens ou employés d'immeuble etc). - Rédigez les courriers ou notes d'information à l'attention des locataires de l'immeuble - Saisissez les bons de commande sur l'outil de gestion et participez activement à la maitrise des budgets en coopération avec le chargé de gestion de patrimoine auquel vous êtes rattaché - Validez les factures de manière fonctionnelle via l'outil. A ce titre, vous qualifiez la nature de la dépense (charge récupérable ou non récupérable) en fonction de la législation applicable aux contrats de location concernés (baux loi de 89, baux commerciaux ou baux code civil) - Gérez les clés des appartements (avec les agences, le service Maitrise d'Ouvrage travaux, les gardiens, le service maintenance, etc) et distribuez le courrier au sein du service suivant le planning en cours (7 assistantes dans le Pôle) - Numérisez et archivez tous documents devant intégrer le plan de classement de l'immeuble. - Traitez de manière autonome et sous la responsabilité du chargé de gestion de patrimoine, les demandes des locataires de votre périmètre par mail ou par tel. Vous êtes le garant du bon traitement des demandes des locataires et participez activement à leur satisfaction. - Editez, suivez périodiquement des rapports d'activité et travaillez étroitement avec les équipes en charge du portefeuille d'actifs considérés sur l'analyse des données (suivi des indicateurs de la satisfaction locataires, d'activité, définition de plan d'action). Vous appréciez le travail d'équipe et collaboratif - Participez à des comités ou projets transverses de la Direction (ex : comité travaux, biodiversité, nouvelle offre servicielle, travail collaboratif autour de la préservation de nos rendements et de la valorisation du patrimoine) - Prenez en charge le suivi de certains contrats de nos prestataires pour l'équipe et en collaboration avec votre chargé de gestion de patrimoine. Le but est de vous assurer que notre prestataire répond à nos besoins, nos critères de sélection, conformément à son cahier des charges que vous maitrisez parfaitement Cette description prend en compte les principales responsabilités ; elle n'est pas limitative. Permanences téléphoniques du Pôle : Vous prenez en charge les demandes de nos locataires par téléphone et par mail via l'outil de relation clients pour l'ensemble des collaborateurs du Pôle gestion et maintenance, selon un planning défini au sein et avec les autres membres de l'équipe assistants (7). La fréquence des permanences téléphoniques est de 3 demi-journées maximum par semaine. Formation BTS ou Bachelor professions immobilières. Des connaissances juridiques immobilières sont nécessaires. Rigoureux, autonome, disponible et réactif, vous avez le sens des responsabilités et vous êtes force de proposition et de nature curieuse. Doté d'un excellent relationnel client et de qualités rédactionnelles vous aimez travailler en équipe et êtes capable d'entretenir un lien étroit avec les opérationnels (internes/externes). Il est indispensable de faire preuve d'esprit d'équipe au sein de ce poste et d'apprécier de travailler de manière collaborative. Vous êtes reconnu pour votre culture client, votre souci permanent de la performance et votre agilité face au changement. Vous maîtrisez le pack office. Vous vous projetez dans une structure dynamique proposant un poste complet nécessitant une implication sur des missions à court, à moyen et à long terme. Covéa est un groupe mutualiste engagé, constitué des marques MAAF, MMA, GMF et du réassureur PartnerRe. Acteur économique majeur des territoires, grâce à ses 24 000 collaborateurs, Covéa protège plus de 11 millions de clients et sociétaires en France.