POSTE : Gestionnaire et Assistant·e de Direction H/F DESCRIPTION : La Direction Exécutive Prospective et Recherche (DEPR) pilote au sein de l'ADEME les missions Prospective et trajectoires socioéconomiques, Animation de la recherche, Evaluation des programmes, Anticipation et Transition juste. Elle est constituée de trois pôles (prospective-anticipation, évaluation, assistanat-gestion) et de trois services (Recherche, Economie-Finance, Dynamiques Sociales de la Transition). Le/la titulaire du poste est au sein du pôle Assistanat Gestion et assure des activités de gestionnaire administrative et budgétaire pour la fonction Aides à hauteur de 51% de son activité. Elle collabore avec les instructeurs et conseille les prescripteurs sur les risques et/ou bénéfices des procédures engagées. Elle collabore avec les membres du pôle Assistanat gestion à la planification budgétaire et contribue activement aux réunions mensuelles de gestion dans l'optique d'optimiser l'exécution budgétaire et d'assurer le suivi budgétaire. Elle est également en charge d'assurer des appuis en secrétariat et assistanat à l'ensemble de la direction DEPR en coordination avec les autres assistantes de la direction pour 49% de son activité. Elle assure la gestion et le suivi de dossiers particuliers à la demande des encadrants. Elle organise et gère les déplacements et les états de frais et le suivi du budget déplacements. Elle prend en charge l'accueil téléphonique et physique, oriente et conseille les interlocuteurs. Elle transmet les informations à des interlocuteurs variés et être garante de leur fiabilité. Au titre de l'activité de gestionnaire - Aides : Administration - Mise en oeuvre - Contrôle et Suivi · Pendant les phases de dépôt et d'instruction de projets de recherche ou d'études, répondre aux sollicitations des bénéficiaires sur les règles d'attribution des aides, · Saisir les données dans les systèmes d'information et générer le contrat et ses annexes dans le respect des règles des systèmes d'aide de l'Agence, en vue de son engagement juridique · Administrer les contrats d'aides jusqu'au service fait et la demande de paiement, en contact avec les instructeurs et les bénéficiaires en tant que de besoin, · Assurer la traçabilité de l'action par la complétude des informations dans les différents outils internes à l'agence et le portail bénéficiaire, · Préparer les réponses aux demandes des managers sur le traitement des dossiers, · Réaliser ou contrôler des actes de gestion divers : désengagement, correctifs et ajustements sur les données · Planifier l'activité pour répondre à la volumétrie et aux délais de traitement des dossiers Au titre de l'activité d'assistanat à l'ensemble de la DEPR · Contribuer à l'activité d'assistanat de la Direction en coordination avec les autres assistantes de la DEPR, suivre et organiser la répartition des tâches et des demandes . Assurer la continuité de l'assistanat pour l'ensemble de la Direction, en particulier lors des congés des autres assistantes . Organiser des réunions, préparer les dossiers, réserver des salles PROFIL : Formation en gestion/comptabilité de niveau Bac +2 ou expérience professionnelle équivalente ; Expérience de gestion d'au moins 3 ans ; Connaissance de notions juridiques de base sur les contrats ; Connaissance / intérêt sur les domaines d'intervention de l'ADEME ; Rigueur et méthode ; Qualités relationnelles, sens du travail en équipe, du service client ; Adaptabilité, capacité d'autonomie et d'initiatives ; Capacité de gestion des priorités et d'organisation ; Maîtrise des outils informatiques, des logiciels de gestion ; Avantages : 3 jours de télétravail/semaine, organisation flexible du temps de travail, tickets restaurants, 6 semaines de CP + 18 RTT/an. Intégrer l'ADEME, c'est : Devenir acteur de la Transition Ecologique vers un modèle prospère mais économe en ressources et en énergie Construire, à nos côtés, une Agence responsable et exemplaire Rejoindre une organisation qui investit dans la montée en compétences de ses salariés Bénéficier de conditions de travail privilégiées : télétravail jusqu'à 3 jours/semaine, flexibilité des horaires