RESPONSABILITÉS : Fonctions d'ACCUEIL et d'ORIENTATION - Accueil physique et téléphonique : informer, renseigner et orienter les patients, familles et personnes extérieures. Ouverture du portillon sécurisé. - Gestion des rendez-vous avec les familles - Gestion des RDV : pédicure, coiffeur - Aide quotidienne aux résidents (établir chèque, explication de courrier...) Fonctions ADMINISTRATIVES - Etablir, en lien avec les familles et patients, les démarches administratives liées aux admissions des patients (contrat de séjour, déclaration d'impôts, demande APA, APL et Aide sociale...) - Gérer les échanges d'information avec les organismes extérieurs (Conseil général, gestionnaire de tutelle, CAF, Mairie, Trésor public, Sécurité sociale) et avec les autres services de l'établissement - Gestion du courrier : collecter, trier et distribuer le courrier - Gestion des commandes de fournitures de bureau - Travaux de bureautique : saisie et mise en forme de documents informatiques (courriers, tableaux, compte-rendu, rapports,...) tri, classement, archivage, numérisation... - Facturation des téléphones - Vérification des factures au retour - Contrôle du paiement avec le Trésor Public Fonctions d'ADMISSION et GESTION de DOSSIER - Organiser, en lien avec le service, les admissions des résidents - Effectuer la gestion administrative des dossiers GAM pour les résidents de l'EHPAD - Validation des mouvements GAM (en lien avec la cellule facturation) - Renseigner et mettre à jour les tableaux de suivi des résidents et de leurs mouvements - Assurer le suivi des tableaux d'activité, mise à jour du logiciel AMELI - Assurer le secrétariat du Conseil de vie sociale - Formalités pour tous les résidents en cas de décès Fonctions MEDICALES - Courriers médicaux : A chaque consultation, transfert et sortie / Prise de RDV / Synthèse de séjour / PATHOS (aide ponctuelle) - Gestion des locations de matériel - Commandes de véhicules pour transport - Classement des dossiers médicaux des résidents (courriers, biologie, examen, etc...) PROFIL RECHERCHÉ : COMPÉTENCES : - Définir / adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire - Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures - Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel - S'exprimer avec professionnalisme auprès d'une ou plusieurs personnes en face à face ou par téléphone - Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau - Traiter et résoudre des situations agressives et conflictuelles - Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité - Vérification des informations administratives concernant le patient dans le cadre de l'identitovigilance - Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers - Gestion, traitement et coordination des programmations liées à la prise en charge médicale (consultation, hospitalisation, chirurgie, examens...) - Prise de notes, frappe et mise en forme des documents - Traitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage) - Saisie des données liées à l'activité médicale (codage) - Connaissances des bonnes pratiques pour promouvoir la bientraitance auprès de la personne âgée - Connaissance de son cadre d'exercice légal - Organisation, rigueur. - Discrétion et réserve professionnelle. - Qualités relationnelles : écoute, disponibilité, patience. - Capacité à se remettre en question et à proposer des pistes d'amélioration si besoin. ORGANISATION DU TRAVAIL : - Poste prévu du lundi au vendredi sur l'horaire de : 8h00 à 16h30. LIENS HIÉRARCHIQUES - Directeur de pôle - Directeur financier - Direction des Soins - Médecin Coordonnateur - Cadre Supérieur de Santé du Pôle Gériatrique Hébergement - Cadre de Santé de l'EHPAD LIENS FONCTIONNELS - Médecin Gériatre - Personnel paramédical - Responsable du service financier - Responsable du bureau des entrées - Responsable des secrétaires