Assistante ou Assistant de Gestion Administrative CDD H/F 44 - NANTES
Offre n° 4080513
Assistante ou Assistant de Gestion Administrative CDD H/F
44 - NANTES - Localiser avec Mappy
Publié le 14 septembre 2024
POSTE : Assistante ou Assistant de Gestion Administrative CDD H/F DESCRIPTION : Au sein du Département Systèmes Energétiques et Environnement (DSEE) et sous la responsabilité du responsable du département, nous recrutons une assistante ou un assistant de gestion administrative. Vous contribuez à l'animation et à la mise en oeuvre de la gestion administrative du département, vos missions principales seront les suivantes : - Gestion des personnels y compris recrutement, élaboration des dossiers d'accueil, dossiers de recrutement des doctorants, stagiaires, CDD en interface avec la Direction de la Recherche et la Direction des Ressources Humaines. - Constitution des dossiers et suivi des échéances. - Suivi relationnel avec les intéressés avant et pendant la durée du séjour (alerte des problématiques éventuelles : titres de séjour, prolongations, difficultés). - Accueil physique des nouveaux arrivants (CDI, CDD, stagiaires) ; s'assurer de leur bonne intégration en s'appuyant sur les services et supports à disposition (badge, bureau, ordinateur, signature contrat de travail etc.) - Gestion des missions nationales et internationales. - Préparation de l'ordre de mission en lien avec l'agent, réservation des titres de transport et hébergement sur les applications idoines. Alerte sur nécessité de visa pour certains agents en fonction des pays. Suivi du dossier, envoi des documents de voyages nécessaires à l'agent. Gestion de l'état de frais au retour, en lien avec l'agent. - Gestions diverses DSEE - Assurer un soutien sur certaines activités administratives en interface entre les fonctions supports et les enseignants-chercheurs du département et/ou au chef de département (suivi signatures autorisations diverses, cumul, menues dépenses, planification des entretiens annuels). - Logistique des locaux. - Elaboration des bons de commande hors matériels scientifiques (inscription congrès, adhésion sociétés savantes etc.). - Veiller à la bonne circulation des informations au sein du département. - Programmation des réunions de laboratoire. - Mise en place et suivi d'un planning hebdomadaire pour les personnels du DSEE, notamment du fait du télétravail flottant. - Gestions des dossiers administratifs des intervenants du Msc PBPE/PM3E ; organisation de leurs déplacements et séjours à Nantes ; accueil physique. PROFIL : Formation - Bac +2 ou équivalent - Bac ou équivalent avec expérience professionnelle 4 ans - Expérience professionnelle 8 ans Compétences - Excellente maîtrise des outils bureautiques - Bonne maîtrise des procédures administratives. - Excellente maîtrise de l'orthographe. - Bon niveau en anglais (parler, lire et écrire en anglais dans le cadre de l'accueil des doctorants étrangers, autres personnels et invités, vacataires etc.) Capacités et aptitudes - Capacité d'organisation - Anticiper, planifier, préparer les dossiers - Gérer ses priorités, gérer des dossiers en parallèle - S'adapter à son interlocuteur - Fiabilité, loyauté, confidentialité, diplomatie, disponibilité POURQUOI NOUS REJOINDRE - Restauration collective sur place - Association de personnels offrant de nombreuses réductions sur la billetterie notamment - Activités sports et loisirs proposées sur les temps de repos - Bibliothèque loisirs accessible au sein des campus - Prise en charge des transports en commun - Forfait mobilité durable (pour le covoiturage ou les trajets en vélo) - Large gamme de prestations sociales - Télétravail partiel possible - Congés : 31 jours de congés + RTT - Rémunération selon profil et expérience - Indemnité de complément familial au-delà de 2 enfants Pour tout renseignements : - Sur le contenu du poste : Yves ANDRES - Chef du département DSEE : @.** - Sur les aspects administratifs/RH : Mélissandre MORVAN - Assistante recrutement : @.** Date limite de candidature : 25/09/2024 Début du contrat souhaité : octobre 2024 Entretien : entre le 1er et 4 octobre Mentions Légales - Nature du contrat : CDD 6 mois de droit public ou détachement sur contrat pour les fonctionnaires - Localisation Géographique : IMT Atlantique - 4 rue Alfred Kastler - La Chantrerie, 44307 Nantes - À usage interne : - Catégorie -métier du poste : III L - Catégorie et métier des personnes pouvant postuler : N, O, J1, J2, K, L, M - - Les postes offerts au recrutement sont ouverts à toutes et tous avec, sur demande, des aménagements pour les candidats en situation de handicap - Emploi ouvert aux fonctionnaires et contractuels - Toute candidature peut faire l'objet d'une enquête administrative
- Type de contrat
-
Contrat à durée déterminée - 6 Mois
Contrat travail
Profil souhaité
Expérience
- Expérience exigéeCette expérience est indispensable
Informations complémentaires
- Qualification : Technicien
- Secteur d'activité : Enseignement supérieur
Entreprise
IMT Atlantique
Grande école d'ingénieur généraliste de l'IMT-Institut Mines-Télécom, premier groupe d'écoles d'ingénieurs de France, IMT Atlantique a pour ambition d'accompagner les transitions, de former des ingénieurs responsables et mettre l'excellence scientifique et technique au service de l'enseignement, de la recherche et de l'innovation.
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