Référence CSP: O065250/325000354 Sous l'autorité directe de la Directrice du SIMAJE, l'Assistant(e) de direction apporte son aide à la direction en termes d'organisation, de gestion, d'information, d'accueil, de classement, de suivi de dossiers et de traitement de l'information. Il est également chargé de la gestion du secrétariat général et du registre des délibérations. Mission 1 : Gérer le secrétariat de la Directrice : - Organiser l'agenda, prendre des rendez-vous - Rappeler les informations importantes et transmettre les messages - Préparer les dossiers de réunion ou de rendez-vous - Suivre les projets et activités de la direction - Participer à l'analyse des dossiers liés aux principaux projets du SIMAJE - Aide à l'élaboration du rapport d'activité Mission 2 : Gérer le secrétariat général : - Assurer l'accueil téléphonique du service et du SIMAJE - Enregistrer le courrier et le dispatcher dans les services - Assurer la gestion de réservation des salles et des véhicules - Assurer l'affranchissement du courrier - Réaliser des travaux de bureautiques - Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat - Suivre l'exécution budgétaire du service - Gérer les commandes de fournitures administratives du bâtiment administratif - Gérer les frais de déplacement des agents - Gérer l'état de mise à disposition des véhicules à la ville de Lourdes avec le service Finance - Gérer l'état des frais d'affranchissement pour demander le remboursement à la CATLP en lien avec le service Finance Mission 3 : Gestion des assemblées : - Effectuer la tenue des registres des délibérations des bureaux syndicaux et des comités syndicaux Mission 4 : Venir en aide au service enfance sur des pics d'activité : - Mission de secrétariat