RESPONSABILITÉS : Le/la gestionnaire, sous la responsabilité du responsable FTLV, assure l'ensemble des actes de gestion administrative liés à la scolarité des étudiants qui lui sont confiés (Inscriptions administratives, suivi des stages, suivi de cursus, remise attestation de diplôme, suivi des soutenances, suivi des examens). Il est l'interface opérationnelle entre les étudiants et les enseignants. Accueil physique et téléphonique des usagers (enseignants, étudiants, stagiaires, partenaires extérieurs) Assurer la gestion et le suivi administratif des activités du service Participer à la préparation de la rentrée et événements Participer à la vérification des structures d'enseignement et à la saisie des modalités de contrôle et des connaissances Assurer une communication adaptée dans la diffusion des informations Organiser les activités liées aux examens Préparer les procès-verbaux pour les délibérations de jurys de la collecte des notes à l'édition des procès-verbaux. Organiser les soutenances de mémoires Gérer les besoins logistique liés à la formation ( devis, réservation de salle...) Gérer le déplacement des intervenant extérieur Assurer le suivi des enseignements et la mise en paiement des intervenants Gérer les outils en lien avec la scolarité PROFIL RECHERCHÉ : Connaissances théoriques, disciplinaires et sur l'environnement professionnel Connaissance des techniques de communication orale et écrite. Connaissance générale des règles et des techniques de gestion administrative et du secrétariat. Connaissance du fonctionnement des composantes des établissements de l'enseignement supérieur Utiliser les bases de données et les logiciels de bureautique Concevoir des bases de données Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe Savoir planifier son activité et respecter les délais Capacité d'organisation Savoir-faire opérationnels Utiliser les logiciels bureautiques courants (Word, Excel...) Utiliser les logiciels spécifiques du domaine Analyser les demandes des étudiants, y répondre de manière appropriée et les diriger vers les bons interlocuteurs Respecter la confidentialité des données Faire preuve d'organisation et de réactivité Travailler dans des délais contraints Savoir-faire comportementaux Travailler en équipe et en relation avec les interlocuteurs internes et externes Avoir le sens de l'accueil et du service public Savoir se maîtriser, garder son calme en toutes circonstances Capacité d'écoute et d'échange Rigueur Capacité à rendre compte Sens de la confidentialité Domaines de formation et expériences souhaitables Expérience en secrétariat, gestion administrative Conditions particulières d'exercice: Contraintes calendaires : pics d'activité prévisibles et réguliers (ex : lors des examens) Situations de stress et/ou de tension possibles avec les usagers à gérer en lien avec la responsable du service Permanences d'accueil obligatoires CDD du 02/05/2025 au 20/08/2025