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Agent de gestion administrative à la Direction RH (H/F) 09 - ST JEAN DE VERGES
Offre n° 4125768
Agent de gestion administrative à la Direction RH (H/F)
09 - ST JEAN DE VERGES - Localiser avec Mappy
Publié le 14 septembre 2024
RESPONSABILITÉS : Missions principales : - Accueil et prise en charge des personnes (agents, patients, usagers, . ), - Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques, - Gestion administrative relative au domaine d'activité, - Traitement des candidatures en lien avec notre logiciel de gestion Beetween: publication des offres d'emplois, réception et enregistrement des candidatures, programmation des entretiens, rédaction et envoi des courriers réponses - Recueil, saisie, mise à jour et/ou sauvegarde de données, d'informations, de tableaux, de fichiers - Exécution de travaux administratifs courants (vérification de documents, frappe et mise en forme de courriers, suivi de dossier administratifs, . ), - Reproduction et diffusion de documents, de dossiers, - Gestion de la prise de notes lors de réunions, rédaction des comptes rendus, - Traitement des courriers, dossiers, documents (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage), - Gestion et organisation des agendas du Directeur des Ressources Humaines (DRH), du Coordonnateur Général des Soins (CGS), de la Directrice des Soins (DSI), et de la Directrice des Opérations (DOP), et de l'attachée d'administration adjointe au DRH, - Organisation et planification des réunions avec ou sans visioconférence, avec réservation de salle selon nécessité, - Classement et archivage (papiers/fichiers informatiques), - Gestion de la distribution mensuelle des bulletins de paie, - Gestion des préavis de grève nationaux et locaux des organisations syndicales représentatives de l'établissement, - Traitement des commandes de fournitures de bureau (via l'application COPILOT), gestion du stock. Missions spécifiques : Gestion de l'organisation des instances représentatives du personnel (CSE, F3SCT, CAP) - Gestion des réservations de salles en fonction du calendrier prévisionnel préalablement défini, - Mise en œuvre de l'enregistrement audio lors des séances, - Mise en forme des ordres du jour (ODJ) des instances en lien avec La présidente de l'instance et le Directeur des ressources humaines, - Diffusion des convocations, des ODJ, et des bordereaux aux membres des instances, dans le respect des délais réglementaires, - Préparation des feuilles d'émargements et des fiches « avis », - Adressage des enregistrements audio au prestataire dans le cadre de la rédaction des procès-verbaux, - Gestion du suivi des Procès-Verbaux : correction et validation. Liste de tâches non exhaustive PROFIL RECHERCHÉ : Diplôme(s) ou expérience exigé(s) : Diplôme de niveau 4 : Bac ou équivalent. La maîtrise de l'outil bureautique est indispensable (traitement Word, Excel, power point). Expérience requise : 5 ans minimum sur un poste similaire. Savoir-être : - Intelligence relationnelle, agilité et capacité d'adaptation : pour pouvoir échanger avec des interlocuteurs variés et s'adapter aux différents environnements. - Organisation, gestion des priorités et anticipation, réactivité et adaptabilité : pour pouvoir mener à bien ses missions d'assistanat classiques, intervenir avec facilité sur des dossiers transverses, s'adapter à des environnements très divers et aux différents interlocuteurs. - Sens du service, discrétion professionnelle, loyauté et respect de la confidentialité : pour effectuer son travail dans le respect des règles de confidentialité liées à sa fonction et gagner la confiance de son manager. - Sens de l'organisation et de la rigueur : pour prioriser et gérer plusieurs tâches en même temps sans faire d'erreurs.
- Type de contrat
-
Contrat à durée déterminée - 3 Mois
Contrat travail - Durée du travail
- 35 H Travail en journée
Profil souhaité
Expérience
- Expérience exigéeCette expérience est indispensable
Informations complémentaires
- Qualification : Employé qualifié
Entreprise
CHIVA
Ouvert en 2000, le centre hospitalier du val d'Ariège est issu de la fusion des hôpitaux de Foix et Pamiers, cités ariégeoises possédant une tradition hospitalière très ancienne. Depuis le 1er Janvier 2018, le centre hospitalier du val d'Ariège et le centre hospitalier du Pays d'Olmes ont fusionné pour donner naissance au centre hospitalier intercommunal des vallées de l'Ariège.
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