POSTE : Assistant Administratif·ve et Comptable - CDI H/F DESCRIPTION : Dans le cadre d'un renforcement de notre équipe, nous recherchons notre futur(e) Assistant(e) Administratif.ve et Comptable. Poste en CDI à temps plein, basé à Méré (78). Sous l'autorité directe de la Responsable Administrative et Comptable, vos missions seront variées et couvriront plusieurs domaines essentiels au bon fonctionnement des activités du groupe. Vous interviendrez sur 4 axes principaux : 1. Gestion Administrative et Organisation d'Événements : - Accueil et Gestion des Locaux : - Accueil téléphonique et physique des visiteurs, - Réception, distribution et traitement du courrier, des colis, (vérification, signature et tampons), - Gestion de la bonne tenue des locaux, - Suivi des stocks et gestion des commandes de consommables, - Prise en charge des litiges liés au bâtiment (sinistres, dégât des eaux, suivi des expertises, gestion des assurances), - Gestion de l'assurance des locaux et de la Responsabilité Civile Professionnelle (RC Pro). - Gestion Administrative et Financière quotidienne : - Rédaction de mails, courriers divers (Banques, Assurances, Factures, etc.), - Classement et archivage, - Mise à jour des différents tableaux de trésorerie pour chacune des sociétés (éléments de facturation, encaissements / décaissements, charges fixes et prévisionnelles, éléments de rémunération, etc.). - Gestion des événements et relations clients : - Gestion et organisation des cadeaux clients en fin d'année, - Gestion et organisation de la soirée de fin d'année, - Organisation des déplacements professionnels (réservation de restaurants, billets d'avion, voiture de location, chambres d'hôtel). - Gestion des Fournisseurs : - Gestion des contrats : négociation, passation des commandes et suivi du bon déroulement des achats (matériel, logiciels, etc.), - Suivi et contrôle des livraisons, - Suivi et règlement des factures, - Réclamation des factures manquantes. 2. Facturation et Recouvrement Clients : - Ariess Consulting : - Vérification des commandes clients avec notre CRM, - Relance hebdomadaire des Chargés d'Affaires concernant l'étalonnement et la prévision de facturation, - Mise à jour des tableaux de suivi de facturation et de recouvrement, - Facturation : vérification de la conformité des factures avant facturation, dépôt des factures sur Chorus ey autres plateformes, suivi des échéances et recouvrement. - MTBK Activités : - Facturation mensuelle des Management Fees et Prestations de Présidence vers les sociétés du groupe, - Facturation mensuelle liée à l'activité du Coworking (peu de clients en facturation manuelle), - SCI Majika : - Émission des quittances de loyers mensuels incluant une prévision des charges, - Calcul de la revalorisation annuelle des charges, - Suivi des échéances et recouvrement. 3. Gestion du Coworking : - Renseignement des visiteurs et accueil des coworkeurs, - Gestion de la plateforme de réservation en ligne : vérification quotidienne du planning des réservations et contrôle des paiements, - Préparation et remise en état des salles à chaque location, - Gestion des appels téléphoniques et traitement des e-mails, - Dynamisation de l'activité pour recruter et fidéliser de nouveaux clients, - Rédaction des contrats de domiciliation et suivi des contrats en cours, - Contrôle des comptes crédits des coworkeurs. 4. Gestion de la Comptabilité : - Intégration dans Pennylane des différentes pièces comptables par rapport aux différents logiciels utilisés, - Vérification et imputation des pièces comptables, - Vérification et saisie des notes de frais, - Lettrage des comptes, - Préparation mensuelle de la TVA pour le Cabinet d'Expert-Comptable, - Préparation des notes de frais de la Direction, - Suivi du paiement des cotisations sociales / fiscales (URSSAF, retraite, prévoyance, mutuelle, CIPAV, Aviva Vie, April, TVA, IS, etc.), - Connaissance des règles et dates fiscales, - Maîtrise des fondamentaux comptables pour préparation du Bilan annuel, - Révision mensuelle des comptes. - Avantages sociaux : Couverture mutuelle et prévoyance avec une prise en charge de 50% par l'employeur, garantissant sécurité et bien-être, - Comité d'entreprise : Accès à des avantages variés (chèques cadeaux, offres culturelles et de loisirs, réductions auprès de grandes enseignes partenaires), - Environnement de travail : Un cadre agréable avec espaces de détente, salle de sport avec douche, et parking privé pour un confort optimal