L'établissement SESAME a pour ambition d'accueillir et d'accompagner dans leurs démarches d'insertion et de santé des personnes en grande fragilité sociale. L’équipe est pluridisciplinaire. Nous sommes à la recherche d'une nouvelle secrétaire de direction, dans le cadre d’un CDI 33h/ semaine. ACTIVITES AU COEUR DE METIER 1/ Organiser et gérer les activités administratives : - prioriser et planifier les activités du secrétariat, - rédiger, mettre en forme des documents, - garantir la mise à jour et le suivi des dossiers, - produire, organiser et diffuser l'information de documents en garantissant leur fiabilité, - travailler en lien avec les services de la Direction Générale, - renseigner et transmettre la facturation aux financeurs, - initier les améliorations de l'organisation du service, - faire évoluer et/ou élaborer des procédures et les mettre en oeuvre. 2/ Faciliter la communication interne et externe : - veiller au suivi des informations stratégiques, - accueillir et orienter un correspondant téléphonique et/ou un visiteur, - communiquer et rechercher les informations liées à l’activité auprès des services de la Direction Générale, - garantir la réception et la transmission des informations aux différents interlocuteurs concernés, - assurer le traitement du courrier. 3/ Assister la Directrice afin d'optimiser la gestion de son activité et faciliter sa prise de décision : - rechercher et communiquer les informations en lien avec l’activité, - préparer et constituer les dossiers en structurant leur réalisation selon les contraintes et les priorités de sa hiérarchie, - être force de proposition dans le traitement des dossiers et assurer le suivi de la décision, - veiller au respect des échéances, - assister la directrice en coordonnant et préparant ses activités quotidiennes, - organiser la logistique d’un événement, sa communication dans le cadre du budget alloué. Principales activités relevées, mais cette liste est non exhaustive. Niveau III assistant de gestion PME/PMI ou assistant de direction, assistant de manager