[99035] CHU Guyane • Recueillir les demandes et les besoins des professionnels de santé, sociaux, médicosociaux, partenaires, et/ou du grand public, qui sollicitent la coordination des secrétariats médicaux. • Accueil physique et téléphonique, • Analyser les demandes puis explorer les informations en contactant les ressources humaines, et interlocuteurs requis, dans le respect de la hiérarchie établie. •Collaborer étroitement avec les secrétaires médicales, et référentes notamment pour la transmission des informations, le recensement des besoins divers et la supervision des équipes en respectant l’application des consignes et procédures. • Participer à la création et à l’actualisation des fiches de poste, fiches d’activité, maquettes organisationnels (états, compétences...), et en assurer l’exhaustivité •Créer et aider à la création de documents divers, à destination des secrétariats médicaux et des directions (CR divers, procédures, notes, communiqués) •Intégrer des documents divers sur SESAME ( fiches postes et d’activité, notes, CR, procédures…) • Réaliser les entretiens de sélection des stagiaires AMA, et assurer la gestion de leurs accueils et le recensement de leurs besoins divers. • Participer à la gestion des nouveaux arrivants (demandes de badges, blouses, accès aux logiciels, visite du service et présentations aux équipes). • Assurer l’interface et référer au N+1, en son absence au N+2 si urgent. • Animer le point hebdomadaire des secrétaires : présenter les demandes et situations à traiter en priorité, analyses de pratiques • Créer, compléter et tenir à jour les outils de suivi et d'activité • Compléter et Actualiser les plannings de travail, et en assurer l’exhaustivité •Recenser et regrouper les demandes de formations des AMA, pour validation N+1 avant transmission à cellule de formation •Se former aux différents logiciels métiers des AMA pour animer des formations et groupe de travail. •Commander et distribuer les carte CPE des AMA/ADM • Être en appui aux démarches administratives et logistiques de la cellule, en étant force de proposition à la coordinatrice. • Participer à la dynamique d’équipe et aux différents projets en cours et à venir (dont le pôle de consultations, et la mise en place de la convention avec l’HPSG) •Participer aux réunions et groupes de travail divers • Contribuer à la dynamique des secrétariats médicaux •Créer, conduire et mettre en place des projets à l’intention des AMA/ADM •Participer au processus de recrutement et au suivi des renouvellements des agents contractuels • Mise en place des remplacements/redéploiements interne, en accord avec les procédures en vigueur • Veillez au respect et à la mise en place des conventions, partenariats divers, en lien avec les secrétariats médicaux. •Participer à la création, l’amélioration et l’évolution de la cellule de coordination des secrétariats médicaux •Participer aux démarches d'amélioration de la qualité des soins et services •Gérer les commandes de cerfas sécurisés et imprimés divers à la CGSS, et en assurer le suivi et la traçabilité. •Gérer les stocks, commandes de fournitures de bureaux, équipements et matériels informatiques, pour la coordination des secrétariats médicaux et secrétariats médicaux, en collaboration avec la coordinatrice/le coordinateur. • Représenter la coordinatrice, dans le respect de son champ de compétence et son périmètre d’exercice. •Assurer l’intérim de la coordinatrice/du coordinateur des secrétaires médicales en son absence, selon la procédure établie à cet effet, afin de permettre une continuité de service satisfaisante, et un relai d’information. Cette liste d’activité n’est pas exhaustive et limitative, et peut évoluer en fonction des besoins de service, de l’augmentation de la charge de travail et de l’évolution de la cellule de coordination des secrétariats médicaux et de la politique de l’établissement. Horaires : Horaires normaux Période de la journée : Jour