Descriptif du poste: Fonctions : Gestionnaire missions, accueil de délégations et événementiel Emploi-type : J4C42 - Technicien-(ne) en gestion administrative Catégorie : B Corps : contractuel BAP : J- Gestion et pilotage Poste ouvert aux titulaires et contractuels (CDD de 3 ans)   Mission : Sous l'autorité directe de la directrice des affaires internationales et européennes, en interaction avec les agents de la direction, la direction du budget et des finances et les autres directions métiers des niveaux inter-facultaire et facultaire de l'université, la ou le gestionnaire missions, accueil de délégations et événementiel coordonne : * les activités de déplacement pilotées par la DAIE dans le respect des techniques, des règles et des procédures applicables au domaine de la gestion financière et/ou comptable de l'établissement * la réalisation des événements pilotés par la DAIE.   ACTIVITES PRINCIPALES Gérer les déplacements * Assurer le suivi financier et administratif des déplacements des personnes impliquées dans les projets de la DAIE :           - Accueillir et renseigner les missionnaires pour rendre compte de l'état d'avancement des dossiers et faciliter leurs démarches administratives           - Réserver les moyens de transport et l'hébergement dans le respect des règles imposées par la commande publique           - Accomplir les formalités liées au déplacement : demandes de visas, information sur les règles sanitaires et de sécurité des destinations           - Établir les documents nécessaires au déplacement dans le respect de la réglementation           - Coordonner la conception des dossiers de mission           - Gérer les imprévus de voyage * Entretenir les relations avec le prestataire de voyages de l'université * Traiter les états liquidatifs des missionnaires en lien avec l'Agence comptable * Assurer une bonne circulation de l'information budgétaire et financière et rendre régulièrement compte à sa direction * Élaborer et tenir des tableaux de suivi mensuel des missions et des dépenses associées * Transmettre des données permettant de suivre les dépenses par rapport aux budgets * S'informer et suivre l'évolution de la réglementation dans son domaine d'activité * Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes * Gérer le(s) agenda(s) et contrôler les échéances Appui à l'accueil de délégations ou personnalités * Assurer le suivi financier et administratif des déplacements des personnes impliquées dans les projets de la DAIE * Accueillir et renseigner les missionnaires pour rendre compte de l'état d'avancement des dossiers et faciliter leurs démarches administratives Appui à la gestion opérationnelle des événements * Apporter un soutien logistique à l'activité de la DAIE, notamment :           - Rechercher et réserver des lieux événementiels           - Identifier et interagir avec différents prestataires liés aux événements.           "- Gérer les inscriptions des participants et établir les badges.           -" Gérer l'hébergement et la restauration des invités * Établir des bilans post-événements   Conditions particulières d'exercice : * Activités en dehors des heures habituelles de travail lors de l'accueil de délégations étrangères ou d'événements * 55 jours de congés (RTT incluses) pour une année complète à temps plein (38h hebdomadaires) * Possibilité de télétravail * Frais de transports en commun pris en charge à hauteur de 75% * Complémentaire santé prise en charge mensuelle à hauteur de 15€ * Subvention restauration collective Profil recherché: Le profil idéal pour occuper cette fonction est celui d'une professionnelle reconnue ou d'un professionnel reconnu dans le domaine de la gestion administrative et financière. Il est attendu un sens de l'initiative et une capacité à évoluer dans le poste en autonomie tout en rendant compte de son action. Le ou la doit disposer de connaissances concernant les enjeux de son domaine dans l'enseignement supérieur et la recherche.   Connaissances : * Connaissance de l'organisation et du fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche publique en France * Maîtrise de la réglementation applicable à son domaine d'activité professionnelle : finances publiques (GBCP), règles et techniques de la comptabilité, marchés publics. * Maîtrise des techniques de gestion administrative et financière * Connaissance générale de l'organisation, du fonctionnement et des circuits de décision au sein d'une université. * La connaissance du logiciel de gestion utilisé au sein de Sorbonne Université (SIFAC) serait très apprécié   Compétences et savoir-être : * Capacité à travailler dans une organisation d'envergure