POSTE : Secrétaire H/F DESCRIPTION : En lien avec la direction, assure pour l'antenne du SAEMF le secrétariat général et la gestion administrative (courriers, dossiers du personnel, dossier unique informatisé), dans le respect de la règlementation en vigueur et des dispositions prévues dans les projets Associatifs et d'établissement. Une mission complémentaire « d'assistance ressource DUI » vise à soutenir les pratiques et apporter une expertise technique à l'utilisation du DUI, à être force de proposition pour améliorer l'outil et jouer le rôle d'interface entre le SAEMF et le fournisseur de logiciel. Mission n°1 : accueil et secrétariat - Accueille le public au téléphone et physiquement - Recueil tout type de message et en assure la transmission - Traite les correspondances sous le contrôle de la direction - Assure le secrétariat du service : archivage, classement, arrivée et départ des courriers, notes, comptes-rendus, courriers - Organise en lien avec la direction l'organisation et la logistique du service (agendas, réunions) Mission n°2 : gestion administrative - Constitue et suit les dossiers du personnel - Assure la gestion administrative du personnel en lien avec la direction et les services support du siège - Adresse à la direction et aux services du siège les arrêts maladie, maternité et accident de travail - Constitue les dossiers administratifs des personnes accompagnées (remplit le dossier unique informatisé) - Gère les fournitures et matériels de bureau - Formalise la facturation et participe au suivi de l'activité, en lien avec la direction - Assure différentes missions de pointage, de contrôle, de rangement ou de classification confiées par la direction - Peut effectuer à la demande de la direction et selon les besoins du service d'autres tâches liées aux ressources humaines et à une comptabilité ne faisant pas appel à une technicité spécifique Mission n°3 : participation au projet collectif - Participe aux réunions planifiées auxquelles il est invité - S'investit dans les instances de réflexion de l'établissement et de l'Association (ex : séminaire) - Se tient informé de l'évolution du secteur et est force de proposition - Participe à l'intégration des nouveaux collaborateurs - Inscrit son action dans le respect des documents professionnels (projet associatif, projet de service, chartes, notes de services, règlement interne, démarche qualité) Participe à la démarche d'évaluation et d'amélioration continue de la qualité - Classement : Annexe 2 - Technicien supérieur - Service : Administration - Position du poste : sous l'autorité du directeur et par délégation du chef de service Relation fonctionnelle : les services support du siège Pour postuler : CV avec LM à adresser à @.** PROFIL : - Qualification requise : B.T.S. ou D.U.T., niveau Bac +2 - Diplôme de niveau 5 (anciennement niveau III) - Compétences requises : Savoir théorique - Connaissance des techniques de secrétariat et d'accueil du public - Connaissance des outils informatiques et de bureautique - Connaissance de la langue française et de l'orthographe - Connaissance de l'environnement législatif et réglementaire des institutions médico-sociales (loi 2002-2, loi 2005-102, mesures de protection des personnes vulnérables, etc.) Savoir-faire - Maitrise de la fonction d'accueil - Maitrise de l'usage d'un standard téléphonique - Maitrise de l'outil informatique et de la bureautique - Maitrise de la prise de note et de l'écriture Savoir-être - Discrétion et confidentialité - Aisance relationnelle, écoute et empathie - Ponctualité, fiabilité, capacité à tenir ses engagements - Rigueur et concentration - Esprit d'équipe - Capacité d'adaptation et d'initiative Capacité à informer, signaler et évaluer les risques