[99369] UNAPEI 17 Sous la responsabilité de la Cheffe de Service, vos principales missions : Accueil et communication - Assurer l’accueil physique et téléphonique de l’établissement - Gérer la boite mail de l’établissement - Transmettre les informations aux familles, services et partenaires - Diffuser et afficher les informations nécessaires au bon fonctionnement de l’établissement Gestion administrative et suivi des dossiers - Traiter le courrier postal - Classer et archiver les documents - Gérer administrativement les admissions - Respecter les procédures en vigueur - Créer des tableaux et des outils nécessaires au bon fonctionnement de l’établissement - Gérer la facturation en lien avec le service comptabilité et les fournisseurs extérieurs - Qualifier les INS via le logiciel Ogyris Suivi et coordination des activités - Planifier mensuellement le tableau de présence des jeunes - Participer aux réunions de service et rédiger des comptes rendus - Gérer la logistique des transports collectifs de l’établissement en lien avec le prestataire - Organiser la gestion de la flotte de véhicules en interne Gestion des outils et logiciels - Utiliser le logiciel Bluekango pour les déclarations d’évènements indésirables - Saisir les dossiers uniques sur le logiciel Ogyris - Etablir la facturation mensuelle via le logiciel EIG - Participer aux opérations associatives - Contribuer aux enquêtes ANAP, rapports d’activités, enquête 32 Rémunération selon expériences (cc 66) - CDD Temps Complet 14 mois Description du profil recherché: Vous êtes Titulaire d’un diplôme de niveau IV – Formation en administration, gestion ou secrétariat nécessaire et des compétences suivantes : - Maitrise des outils bureautiques et logiciels spécifiques - Connaissance du secteur médico-social et des réglementations en vigueur - Excellentes compétences en communication et organisation Qualités attendues : - Sens de l’organisation et de la rigueur - Discrétion et respect de la confidentialité - Autonomie et réactivité - Esprit d’initiative et capacité à résoudre des problèmes - Bonne capacité relationnelle et esprit d’équipe - Capacité d’adaptation Horaires : Horaires normaux Période de la journée : Jour