Référence CSP: O044251/023001022 L'agent(e) de gestion administrative assiste les agents du bureau en termes d'organisation et de gestion administrative. Il recueille et traite les informations nécessaires au bon fonctionnement de celui-ci. Organisation et suivi des tâches administratives du service : - Assurer la polyvalence des tâches nécessaires à la continuité du suivi des dossiers du Service - Assurer le suivi de l'agenda des sapeurs pompiers du service - Gérer le courrier avec le logiciel AIRS - Rédiger et assurer le suivi des documents administratifs - S'intégrer dans un travail de secrétariat en équipe Suivi administratif de la documentation opérationnelle : - Assurer la supervision des droits de l'outil de gestion électronique de la documentation opérationnelle - Assure le conseil auprès des utilisateurs de l'outil de gestion électronique de la documentation opérationnelle - Contribuer à l'amélioration de l'outil de gestion électronique de la documentation opérationnelle - Tenir à jour les tableaux de bord Accueil et organisation des réunions : - Accueillir physiquement et téléphoniquement, orienter, renseigner - Contribuer à la fonction accueil du groupement - Gérer les salles de réunion et les équipements associés - Organiser les réunions et assurer le secrétariat de séance Suivi des documents spécifiques : - Gestion des archives du service préparation opérationnelle (appliquer les procédures d'archivage, trier les archives, en extraire les éléments, assurer la sauvegarde dématérialisée des dossiers) - Suivi de administratif des conventions partenariales et facturations associées