- Assurer le suivi administratif et médical des résidents en lien avec l'équipe soignante. - Gérer l'interface entre les résidents, les familles, les soignants, les médecins traitants et les intervenants extérieurs. - Participer à la bonne organisation et au soutien administratif du service infirmier. Activités et tâches - Accueil et communication : - Accueillir physiquement et téléphoniquement les résidents, familles et intervenants. - Orienter les demandes vers les professionnels compétents. - Transmettre les informations utiles aux équipes. - Gestion administrative médicale : - Saisir, mettre à jour et archiver les dossiers médicaux des résidents (dossiers papiers et informatisés) - Organiser et planifier les rendez-vous médicaux et paramédicaux ainsi que leurs modes de transport (ambulances-taxi-vsl-familles) - Veiller au respect des obligations réglementaires (traçabilité, confidentialité, RGPD). - Appui au service infirmier : - Faciliter la coordination entre IDE, médecins et intervenants externes. - Assurer la circulation des comptes rendus médicaux et résultats d'examens. - Tenir et mettre à jour les tableaux de bord médicaux. - Participer à la préparation des transmissions et réunions de suivi - - Gestion des stocks du petit matériel médical - Contribue à l'amélioration des procédures administratives et à la rédaction de documents internes - Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, logiciels de gestion médicale/EHPAD). - Connaissance du vocabulaire médical et des procédures médico-sociales. - Sens de l'organisation, rigueur et capacité à gérer les priorités. - Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité  - Qualités relationnelles (écoute, empathie, discrétion). - Esprit d'équipe et aptitude à collabore ren équipe pluridisciplinaire. - Capacité à gérer les situations urgentes avec sang froid - Diplôme de secrétaire médicale (souhaité) - Expérience en milieu médical, médico-social ou EHPAD (appréciée) - Poste ouvert à temps plein ou 80% - Horaires de journée - Avantages : - Prise en charge des abonnements de transport collectif - Possibilité de prendre les repas sur place (repas préparés sur place) - Mutuelle d'entreprise - CSE dynamique - Accessibilité (gare à 2 minutes à pied / parking gratuit devant l'établissement)