RESPONSABILITÉS : POSITIONNEMENT Le poste est placé sous la responsabilité hiérarchique du responsable administratif de l'IAE et de la responsable du pôle insertion professionnelle. MISSIONS Le.a gestionnaire administratif (H/F) travaille au sein du Pôle Insertion professionnelle de l'IAE et assure plusieurs missions. ACTIVITES Gestion administrative des contrats d'alternance et des conventions de stage : - Accompagner les étudiants et les entreprises dans leurs démarches liées aux stages et à l'alternance (cf. questions réglementaires, nature des contrats, calendriers...), - Assurer la mise en place des contrats et des conventions et leur suivi, - Assurer le lien entre les entreprises, les CFA, les responsables pédagogiques, les services administratifs de l'IAE et de l'UJM, - Contribuer à mettre en place et alimenter des tableaux de bords avec des indicateurs, - Tenir à jour les procédures et modèles de documents liés à la gestion des stages et de l'alternance, afin d'assurer la continuité et la fiabilité des pratiques. Accompagnement les étudiants dans leur recherche de contrats et de stage - Assurer un conseil de premier niveau auprès des étudiants en recherche d'alternance ou de stage, - Travailler en lien avec la chargée d'insertion professionnelle de l'IAE et Cap Avenir pour identifier les besoins en accompagnement spécifique des étudiants, - Recueillir, rechercher, traiter et diffuser les offres d'alternance et de stage, - Réaliser une veille sur les évolutions légales relatives aux stages et à l'apprentissage, - Être facilitateur ou facilitatrice auprès des entreprises. Appui événementiel : - Participer à l'organisation logistique et matérielle des événements organisés par la cellule insertion pro (bon de commande, réservation des lieux, installation...), - Créer les supports de communication et en assurer la diffusion, - Assurer le suivi administratif avant et après les événements (mesure d'impact, mise à jour des contacts, reporting...). Missions complémentaires : - Gérer et alimenter la base de données des contacts professionnels, - Être en appui au développement et à la gestion du réseau des Alumni, - Être en appui à la réalisation des enquêtes (devenir des diplômés...) et participer aux enquêtes Qualité. PROFIL RECHERCHÉ : COMPETENCES PROFESSIONNELLES - Avoir une bonne connaissance de l'organisation générale et du fonctionnement d'un établissement d'enseignement supérieur, - Connaître l'offre de formation de l'IAE de Saint-Etienne. - Savoir anticiper et avoir le sens de l'organisation. - Savoir prendre des initiatives et hiérarchiser les priorités. - Savoir structurer et gérer la confidentialité des informations (exploitation d'un outil CRM). COMPETENCES OPERATIONNELLES - Posséder une bonne expression orale et écrite. - Maîtriser l'environnement bureautique (Word, excel, powerpoint). - Maîtriser un outil de création graphique (Canva, etc.) - Capacité à utiliser des outils collaboratifs (Moodle, Webex, Drive, etc.) et les réseaux sociaux (LinkedIn). SAVOIR ETRE - Savoir travailler en autonomie et en équipe. - Avoir le sens du contact et un bon relationnel. - Être capable de s'adapter aux différents interlocuteurs. - Être polyvalent. - Être réactif et procréatif.