POSTE : Assistant de Manager H/F DESCRIPTION : 1)Vous aurez en charge des activités d'assistant(e) auprès de l'adjoint du Directeur et de l'équipe de Direction STA : - Frappe de lettres, notes, documents et comptes-rendus de réunions, diffusion par mail, et archivage dans Documentum et GED - Gestion de l'agenda de l'adjoint du Directeur avec détection de toute interférence de réunions, déplacements, - Réservation des salles de réunions et préparation des salles pour toute réunion de la Direction, - Préparation des avis de visite dans Ciconia, accueil des visiteurs, - Convocation, ordre du jour pour les réunions de direction hebdomadaires, - Elaboration des ordres de mission de la Direction et gestion des notes de frais, - Planification des Entretiens Professionnels, - Organisation des repas d'échanges de la Direction avec les collaborateurs et organisation des journées d'accueil des nouveaux arrivants en lien avec le CRH, - Préparation et/ou vérification des parapheurs soumis à la signature de la Direction, . Entretien de l'annuaire des contacts du Directeur. 2) Vous serez en charge de la "numérisation des archives papiers" de la Direction à Mérignac en coordination avec les assistantes de Mérignac pour répartition des tâches des archives des départements. 3) Vous serez piloté(e) par l'assistante référente pour la répartition de la charge et du bon fonctionnement entre chaque secrétariat des Départements. 4) Vous participerez aux activités de Gestion sous Erping en lien avec le gestionnaire principal : gestion au quotidien des demandes (suivi des ouvertures de ligne programme, les ouvertures de lignes IMPRO, etc), assurer le relevé de pointage dans les délais impartis, traitement des anomalies et des incohérences, envoi des fichiers à la Direction Financière. 5)Permanences secrétariat tout DTAS : assurer les missions classiques de secrétariat pour toutes les équipes lors des absences des titulaires : réservations de salles de réunions, rédaction des ordres de missions, diffusions des documents et notes. 6) Vous aurez des activités de gestion de sous-traitance en assistance à la Chargée de Sous-traitance de la DTAS : assistance à la vérification de la conformité du cahier des charges et de la proposition technique et financière ; enregistrement des dossiers dans les bases et numérisation des dossiers ; création des chariots ; envoi des demandes d'accès physiques et informatiques à la DE de Mérignac. 7)Vous aurez en charge le tableau des déplacements : mise à jour pour les besoins de la Direction, supervision des déplacements hebdomadaires pour le respect des budgets et alerter si nécessaire 8)Gestion de demande d'achat de petits matériels PROFIL : Bac +2 en assistanat ou licence professionnelle