POSTE : Assistant de Gestion d'Entreprise H/F DESCRIPTION : - Le poste est placé sous la responsabilité directe du Président de l'entreprise. - L'assistant de direction bénéficie d'une autonomie importante dans la gestion et le suivi des dossiers stratégiques, avec un reporting régulier au Président. Missions Support à la Direction - Gestion et organisation de l'agenda du Président - Préparation, coordination et suivi des réunions de direction (convocations, ordres du jour, comptes rendus) - Rédaction de notes synthétiques, rapports et communications internes/externes - Gestion des communications sensibles et confidentielles - Coordination entre les différents services et interlocuteurs externes - Suivi des dossiers stratégiques et préparation des éléments de décision - Reporting régulier à la direction sur les événements et actions menées dans l'entreprise Secrétariat & Relation clients - Réception et orientation des appels téléphoniques vers les interlocuteurs appropriés - Prise de messages téléphoniques - Information des clients selon les données du logiciel commercial - Organisation des réunions à la demande du Président - Classement et archivage des documents stratégiques et opérationnels - Suivi particulier des clients VIP et sensibles Finance & Facturation - Préparation, enregistrement, correction et transmission des factures clients - Suivi des paiements clients, préparation et envoi des relances - Envoi des fichiers d'export comptables (ventes, banque, règlements, profits, trop-perçu, ) au cabinet comptable - Préparation et suivi des règlements (paies, factures fournisseurs, ) - Collaboration avec la direction financière pour le suivi budgétaire Ressources Humaines & Paie - Préparation et saisie des heures, absences, congés, - Transmission des éléments au cabinet comptable pour la paie après validation - Préparation, rédaction et publication d'offres d'emploi - Coordination avec le cabinet comptable pour la constitution et le suivi des dossiers du personnel - Suivi des procédures RH en lien avec la direction Exploitation & Planning - Veille attentive au bon déroulement des plannings et des interventions, sans suivi opérationnel strict (chargée d'exploitation en poste) - Coordination ponctuelle avec les équipes internes et externes - Capacité à prendre le relais en cas d'absence de la chargée d'exploitation - Anticipation des besoins opérationnels et gestion des priorités Projets & Évènementiel - Organisation et coordination des événements internes et externes (séminaires, conférences, team building, salons professionnels, etc.) - Respect du budget et des objectifs fixés - Participation à la gestion de projets transversaux Conditions de travail - Type de contrat: CDI - Horaires : 35 heures hebdomadaires, du lundi au vendredi, de 9h à 12h et de 13h à 17h - Possibilité d'une journée de télétravail aménagée par semaine - Période d'essai : 3 mois renouvelable une fois - Préférence géographique : proximité du lieu de travail souhaitée, mobilité attendue - Fermeture annuelle : entre Noël et jour de l'an et 3 semaines en août Avantages sociaux - Carte ticket restaurant (valeur faciale 10 €) - Mutuelle Pro BTP - Plan d'épargne interentreprises - Plan d'épargne retraite - Possibilités de formations professionnelles - Remise annuelle de chèques cadeaux(culture, spectacles, etc.) en fin d'année PROFIL : Profil - Bac +2 minimum validé, idéalement en assistanat de direction ou gestion - 5 ans d'expérience réussie dans un environnement Tpe/Pme - Maîtrise du logiciel commercial (formation interne assurée, maîtrise attendue après période d'intégration) - Maîtrise intermédiaire d'Excel (formules de base, gestion de tableaux simples, mise en forme gestion de bases de données) - Maîtrise de Word, Outlook, OneNote - Connaissance des méthodes de classement et d'archivage - Capacités rédactionnelles et de synthèse Compétences indispensables - Esprit d'entreprise, organisation et rigueur - Confidentialité et discrétion absolue - Qualités relationnelles, diplomatie et écoute active - Autonomie et sens des responsabilités Compétences appréciées - Dynamisme, réactivité, adaptabilité - Sens de l'initiative et goût d'apprendre - Capacité à gérer le stress et les priorités