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Chargé-e de projets événementiels F/H - Communication (H/F) 75 - PARIS 12
Offre n° 4449270
Chargé-e de projets événementiels F/H - Communication (H/F)
75 - PARIS 12 - Localiser avec Mappy
Publié le 20 septembre 2024
Descriptif du poste: MISSION Au sein de la DILE et en concertation avec différents acteurs internes, la/le chargé-e de projets évènementiels contribue à la structuration de la gestion transversale de l'évènementiel à l'université Sorbonne Nouvelle : recensement et programmation des évènements, organisation du comité de programmation coordination des différents services intervenants (sécurité, logistique, communication, service d'action culturelle, composantes). Elle/il met en place les procédures et le circuit de validation des demandes de location ou de mise à disposition des espaces immobiliers de l'USN, organise la commercialisation de ces espaces (réponses aux demandes de renseignement, de devis, visites de potentiels clients, suivi administratif de la convention de location ou de mise à disposition, mobilisation des services intervenants.). L'USN est engagée dans une démarche de mise à jour de sa tarification que devra conduire la chargée ou le chargé de projets évènementiel. ACTIVITÉS PRINCIPALES Développement d'activité : - Mettre en œuvre la politique commerciale de l'établissement (CA, objectifs, thématiques) en respectant les valeurs de l'établissement - Mesurer les retombées quantitatives et qualitatives de l'événement par rapport aux objectifs définis - Mettre en œuvre les plans d'action en fonction des objectifs définis (taux d'occupation, marge, .) - Participer à la démarche d'amélioration continue (enquêtes clients, produits) Analyse du besoin et conseil : - Analyser les attentes pour identifier les besoins en matière d'organisation - Etudier la faisabilité du projet dans sa dimension technique, logistique et financière - Effectuer les chiffrages, proposer un devis et négocier avec le client - Présenter le projet pour validation Gestion administrative et commerciale du dossier : - Etablir les chiffrages, élaborer les conventions et contractualiser l'opération avec le client (devis, arrhes) - Valider les conventions exceptionnelles ou demandes spécifiques avec le service juridique - Clôturer l'évènement, élaborer le procès-verbal de l'évènement et transmettre le dossier pour facturation Production et coordination des évènements : - Elaborer techniquement l'événement et planifier son organisation - Mettre en place et réaliser les repérages avec le client (techniques, prestataires et espaces) - Effectuer les synthèses des repérages et élaborer les fiches de production - Effectuer les demandes d'état des lieux auprès des services interne - Transmettre les informations aux prestataires et équipes internes et effectuer les réunions de briefing (feuille de route/ réunions traiteurs et sécurité) Coordination des prestations additionnelles externes : - Recevoir les devis et commander les prestations (audiovisuel, hôtesses d'accueil, nettoyage, sécurité, team building.) - Vérifier la conformité des prestations et transmettre le devis pour signature et commande - Coordonner l'organisation Profil recherché: COMPÉTENCES PRINCIPALES Connaissances : - Logiciels de gestion événementielle et outils bureautiques - PAO (publication assistée par ordinateur) - Plates-formes d'e-mailing, editing, vidéo, web. - Maitrise budgétaire - Connaissance du cadre réglementaire des marchés publics Compétences opérationnelles : - Savoir gérer des projets - Créativité et d'originalité dans ses propositions - Techniques rédactionnelles et recueil d'information - Bonnes compétences en gestion des fournisseurs - Savoir fédérer autour d'un sujet Compétences comportementales : - Créativité - Avoir du sang-froid et être débrouillard pour gérer les nombreux imprévus - Autonomie et disponibilité - Travail en équipe - Excellentes aptitudes en relations interpersonnelles et en communication - Bien optimiser son temps - Sens des priorités - Réactivité - Diplomatie Diplôme réglementaire exigé - formation professionnelle - expérience : Bac + 3 à 5, Formation évènementiel, hôtellerie restauration, tourisme, minimum 3 ans d'expérience à un poste similaire
- Type de contrat
-
Contrat à durée déterminée - 12 Mois
Contrat travail - Salaire
- Salaire brut : A négocier
Profil souhaité
Expérience
- Expérience exigée de 3 An(s)Cette expérience est indispensable
Informations complémentaires
- Qualification : Cadre
- Secteur d'activité : Enseignement supérieur
Entreprise
UNIVERSITE PARIS III SORBONNE NOUVELLE
Créée en 1970, la Sorbonne Nouvelle est issue de l'ancienne faculté des lettres de l'Université de Paris. L'université propose des formations pluridisciplinaires de haut niveau en Licence, Master et Doctorat dans le domaine des Langues, Lettres, Arts & Médias, Sciences Humaines et Sociales. Les formations de la Sorbonne Nouvelle sont adossées à des activités de recherche internationalement reconnues dans le domaine des humanités modernes. La Sorbonne Nouvelle en chiffres : ...
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