[72584] Centre Hospitalier d'Avignon - Henri Duffaut L'assistante de direction assure le bon fonctionnement des activités de la Direction des soins et de la CSIRMT (Commission des soins infirmiers, de rééducation et médico-techniques). -Accueil, information, orientation du public et des professionnels -Réception, gestion des appels téléphoniques et priorisation -Gestion des agendas du DCGS, DS et cadres supérieurs chargé de missions transversales -Organisation de réunions et visioconférences, réservation de salle -Préparation des réunions et instances (ordres du jour, notes, présentations) -Gestion du courrier, des messageries et des parapheurs -Rédaction et diffusion de documents (courriers, comptes-rendus, convocations, notes de service.) -Archivage des dossiers -Organisation des déplacements professionnels du Directeur Coordonnateur des soins et des Cadres supérieurs chargés de missions transversales -Relations avec les partenaires extérieurs -Secrétariat de la CSIRMT (convocations, délibérations, PV.) -Gestion des stocks et commandes du matériel de bureautique de la direction des soins -Suivi administratif des stages (conventions, courriers, statistiques), informations des stagiaires -Organisation et suivi des recrutements en lien avec les CSS -Appui à l'élaboration de fiche de poste, d'annonce de poste à la vacance -Tenue des tableaux de bord : recrutements, stagiaires, projets -Appui à la rédaction de rapports d'activité, bilans annuels ou documents stratégiques -Organisation logistique des formations internes à la direction des soins -Appui à la communication interne de la direction des soins Description du profil recherché: Compétences requises : -Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics -Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire -Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, de visites -Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel -Planifier, prioriser les tâches -Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures -Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence -S'exprimer devant une ou plusieurs personnes -Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau -Utiliser les outils collaboratifs (planning partagé, web conférence, réseau social...) -Utiliser les outils bureautiques / Technologie d'Information et de Communication (TIC) Connaissances attendues : - Maîtrise de Word, Excel, PowerPoint... -Outils de gestion d'agenda, messagerie et visioconférence (Outlook, Teams) Qualités attendues : · Méthode, organisation, rigueur · Réactivité et capacité d'adaptation · Capacité à prioriser · Bonne communication orale et écrite · Capacités relationnelles, diplomatie · Capacités d'écoute et d'analyse. · Capacité à travailler en autonomie et en équipe · Loyauté et aptitude à rendre compte · Discrétion, secret professionnel Horaires : Horaires normaux Période de la journée : Jour