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Chargé d'Évènementiel Protocolaire H/F 69 - LYON 01
Offre n° 4474043
Chargé d'Évènementiel Protocolaire H/F
69 - LYON 01 - Localiser avec Mappy
Publié le 20 septembre 2024
POSTE : Chargé d'Évènementiel Protocolaire H/F DESCRIPTION : Vos missions : Sous la responsabilité de l'adjointe à la responsable de service, il/elle supervise l'organisation et la gestion de l'ensemble des temps et manifestations protocolaires tenus par la Ville de Lyon, depuis la définition du projet jusqu'à l'encadrement le jour J. Il/Elle intervient en autonomie sur les étapes du projet et, en tant que chef de projet, coordonne l'ensemble des parties prenantes de l'évènement. Il/Elle veille également à l'application des règles protocolaires pour les déplacements et apparitions des élus aux manifestations organisées par les partenaires de la collectivité. Vos activités principales : - Cadrer le projet évènementiel (repérage, cahier des charges, budget, rétro planning) en lien avec le pôle technique/ logistique - Coordonner et organiser les parties prenantes internes et externes au service, évaluer les ressources humaines nécessaires à la manifestation - Organiser le déroulé protocolaire et scénariser les manifestations - Assurer le suivi planning du projet et le suivi budgétaire - Garantir la réalisation, diffusion, mise à jour des cartons d'invitation et du RSVP - Préparer le placement des invités (plans de table, lignes d'autorités, tribune) - S'assurer de la formalisation des documents divers en vu de l'évènement - Définir le public cible et garantir la diffusion d'un fichier qualifié des invités - Garantir la conformité de l'évènement aux exigences de sécurisation des lieux et des publics - Garantir et adapter selon les circonstances le déroulé protocolaire de la manifestation et assurer le rôle de maître de cérémonie - Participer au développement des compétences et de la cohésion du service - Participer aux réflexions transverses à la collectivité Vos activités secondaires : - Rechercher les prestataires et passer les commandes - Partager son expertise protocolaire auprès des parties prenantes - Coordonner l'organisation logistique et technique du projet en lien étroit avec les responsables du pôle tech / log - Evaluer et répondre aux besoins en matériels (gerbes, drapeaux, etc.) et services - Suivre avec la direction de la communication des actions de communication si nécessaires - Veiller à l'application des règles protocolaires pour les déplacements et apparitions des élus aux manifestations organisées par les partenaires de la collectivité - Garantir l'installation logistique et technique de l'évènement et diffuser aux responsables de laSsécurité les listings de présence - Accueillir, identifier et orienter les invités - Gérer les prestataires et contrôler la bonne exécution des prestations jusqu'à la fin - Prendre part à d'autres missions en fonction des besoins du service - Participer à la valorisation de l'activité protocolaire (rapport d'activité, etc.) - Porter les ambitions du service et participer à la définition annuelle des objectifs PROFIL : Connaissances Techniques : - Conduite et gestion de projet - Organisation évènementielle - Technique d'expression orale et écrite Savoir Faire : - Maîtrise de l'anglais - Gestion de prestataires et notions de commande publique - Capacité à utiliser les outils bureautiques et outils métiers Savoir Être : - Organisation et rigueur - Qualité relationnelles et aisance orale - Capacité d'initiative et autonomie - Créativité et disponibilité
- Type de contrat
-
Contrat à durée indéterminée
Contrat travail
Profil souhaité
Expérience
- Débutant accepté
Informations complémentaires
- Qualification : Agent de maîtrise
- Secteur d'activité : Administration publique générale
Entreprise
Ville de Lyon
Capitale de la Région Auvergne-Rhône-Alpes, la Ville de Lyon (510 000 habitants) est caractérisée par sa qualité de vie et son dynamisme exceptionnels. Pleinement engagée dans une politique de transition écologique et sociale, l'Equipe municipale veut faire de Lyon une Ville plus respirable, solidaire et à l'écoute de ses habitants. Pour accompagner ce projet, la Ville de Lyon bénéficie d'un budget de 800 millions d'Euros et de l'engagement d'une Administration municipale forte de...
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