RESPONSABILITÉS : Activités Afférentes au poste • Accueil et information des résidents et visiteurs • Gestion des boîtes mails du secrétariat, courriers et appels téléphoniques (réorientation et/ou prise de messages vers les destinataires.) • Gestion du courrier de la résidence : dépouillement, tri et orientation vers les destinataires. • Entrées des nouveaux résidents • Entrée administrative dans Pastel, demande du dossier médical aux archives préparation du dossier d'entrée à remettre à la famille, préparation des contrats de séjour • Saisie des informations dans les tableaux de Clavicule (entrées/hospitalisations/sorties) • Mise à jour des listes de résidents, création des affichages (étiquette de porte, bienvenue) • Saisie des informations à caractère administratif dans Actipidos et dans la GED PASTE • Préparation des courriers au Conseil Général, Caisse d'assurance maladie • Gestion des mouvements si changement (statuts EHPAD/USLD/UVP) • Archivage numérique des différentes pièces dans les dossiers individuels. • Création et mise à jour du trombinoscope des résidents. • Prise des RDV des familles par téléphone pour le médecin coordinateur • Renouvellement des ordonnances de séances de kinésithérapie pour les résidents. • Demande de renouvellement des affections longue durée auprès des caisses de sécurité sociale • Gestion des commandes de transport : • Réservation des transports sanitaires (VSL/ambulance) par téléphone (urgences ou programmés) • Préparation des bons de transports et documents nécessaires (carte d'identité, sécurité sociale, mutuelle, bulletin de situation etc...) • Distribution des bons de transports dans les étages concernés. • Bilan annuel de sa résidence et transmission au secrétariat de direction du Pôle Gérontologie pour exploitation et synthèse. • Anniversaires : transmission de la liste des anniversaires du mois à l'animatrice après création et impression des « affichages » • Gestion des fournitures : gestion des stocks papier, enveloppes, petites fournitures de bureau. • Saisie des GIR/PATHOS : via GALAAD en binôme • Questionnaires de satisfaction • Envoi des questionnaires aux familles et représentants des résidents • Recueil des informations concernant chaque résident(e) en capacité d'y répondre. (En lien avec l'animatrice) • Élections municipales, régionales et nationales • Envoi de mails aux familles pour leurs proches souhaitant voter par procuration et retour au secrétariat de direction P.A. PROFIL RECHERCHÉ : Compétences requises • Maîtrise des outils de bureautique : Word, Excel, Pastel, Actipidos • Maîtrise des règles d'identito-vigilance • Maîtrise des règles de prise en charge administrative Qualités requises : • Sens de l'organisation (gestion et anticipation) • Capacité de communication • Discrétion, respect de la confidentialité • Travail en équipe Interlocuteurs • Résidents et proches, • L'ensemble du personnel médical et non médical de l'établissement, • Des correspondants et partenaires extérieurs à l'établissement (Administrations, établissements de santé) Conditions d'emploi • Contrat : Poste à 100% – CDD 2 renouvelable • Lieu : Résidence Les Embruns Concarneau • Horaires : du lundi au vendredi de 9h00 à 16h45 • Rémunération : 1760€ net mensuel (hors éléments variables) Des avantages : • Avec le remboursement à hauteur de 75% de votre abonnement de transport en commun • Pour les trajets en vélo, trottinette ou en covoiturage, il existe un forfait « mobilités durables » • Un restaurant du personnel est à disposition avec un coût du repas réduit • Des prestations sociales • Des chèques-cadeaux à Noël pour les enfants du personnel Un équilibre vie personnelle / vie professionnelle : • 25 congés annuels + 15 RTT + 2 congés hors-saison (pour une année civile complète) • Un compte épargne temps (sous condition d'ancienneté : 1 an) Une politique des Ressources Humaines dynamique : • Une offre de formation complète • Un accompagnement individuel des professionnels dans leurs carrières • L'établissement propose de la mobilité interne Si vous souhaitez rejoindre nos équipes, n'hésitez plus et postulez à cette annonce. Vidéo de présentation de l'établissement Vivre à Quimper Cornouaille