Référence CSP: MINT_BA972ATC-111614 Groupe RIFSEEP : 1 Vos activités principales : 1 - Secrétariat de direction - Accueil téléphonique et physique des usagers - Gestion du courrier ''Arrivée'' et ''Départ'' - Enregistrement du courrier dans l'application MAARCH - Vérification et ventilation des parapheurs des différents bureaux de la direction - Gestion et organisation des réunions de la direction et des 3 bureaux - Gestion de l'agenda de la Directrice - Tenue de l'organigramme de la direction - Organisation et réservation des salles de réunion, visioconférences ou audioconférences - Rédaction ou saisie de documents divers (bordereaux d'envoi.) - Classement et archivage des dossiers de la directrice et du secrétariat 2 - Affaires transverses - Préparation des dossiers transversaux ou de réunions en lien avec les bureaux concernés - Établissement du planning prévisionnel des congés du personnel de la Direction en lien avec les chefs de bureau - Passage et suivi des commandes de fournitures et du matériel de bureau pour les agents de la direction - Suivi des besoins en mobilier de la direction - Appel de la maintenance et suivi des interventions pour les photocopieurs de la direction (renouvellement des cartouches ou dysfonctionnement) - Suivi de proximité des dossiers RH en lien avec le Service général commun (transmission arrêts de maladie, demande de télétravail.) Autres activités : - Correspondante du service d'action sociale L'agent sera amené à participer à la vie et au fonctionnement du service. Ces activités sont susceptibles d'évoluer en fonction des besoins. Votre environnement professionnel : Activités du service SECRETARIAT Composition et effectifs du service 3 bureaux - 21 agents Liaisons hiérarchiques Directrice et son adjointe Liaisons fonctionnelles Secrétariat Général - Contact permanent avec les Chefs de bureaux et agents de la Direction - rapport avec les Chefs de services de l'Etat.