Description : * Accueil, information et orientation des résidents et de leur famille * Accueil, information et orientation des accueillis et de leur famille * Permanence physique et téléphonique * Gestion du courrier, classement * Envoi des formulaires de demandes d'institutionnalisation lorsque les personnes ne sont pas hospitalisées (par service social si hospitalisé) * Conception des dossiers externes EHPAD et AJA sur rendez-vous * Saisie dans Cpage-i, dans TITAN et dans DOMATEL des mouvements des résidents et des accueillis (entrées, sorties, hospitalisations, décès, permissions.) * Saisie des mouvements dans RESID-ESMS (suite au déploiement par la MSA de l'outil de suivi et contrôle de l'activité) * Paramétrage dans Cpage-i des tarifs de facturation à chaque changement * Facturation des frais d'hébergement et dépendance de l'EHPAD et de l'AJA * Saisie de la facturation dans DOMATEL * Envoi du détail des prestations aux accueillis chaque mois après la facturation * Création dans Cpage-i des dossiers administratifs et mise à jour des tableaux de suivi sur Excel (renouvellement 100 %, APA, ASH, ALS, mutuelle, responsabilité civile, autorisations de sorties, droit à l'image, directives anticipées, personne de confiance, jugement tutelle ou curatelle ou habilitation familiale, caution, remise de téléphone, clés de chambre, badges, boites aux lettres, etc.) * Constitution des demandes d'aides diverses (ALS, APA, .) et renouvellement * Accueil des familles des défunts pour les formalités administratives (transmission du certificat de décès à la mairie et clôture du dossier avec service financier) + commande des fleurs auprès des services économiques puis du fournisseur * Tenue d'un tableau de suivi pour encaissement des frais divers (téléphone, repas accompagnant) transmis à la responsable du service Caisse du Centre Hospitalier pour émission d'un titre de recettes * Aide à la complétude de demandes administratives (déclarations des impôts sur les revenus, aides diverses) * Déclaration annuelle des ressources CAF avec attestation de loyer pour tous les résidents bénéficiaires de l'ALS * Participation à la commission d'admission, mise à jour des différents tableaux de suivi et information aux familles * Gestion des RDV de visites de pré-admission Ehpad et AJA en fonction des agendas et préparation des dossiers * Accueil des résidents ou des accueillis et leur famille le jour de l'entrée pour la signature du contrat de séjour et des documents divers * Participation aux réunions avec la Trésorerie de Provins puis relances envoyées aux tuteurs/notaires/familles si besoin, rédaction du compte-rendu * Suivi des restes à recouvrer du budget E en collaboration avec la Trésorerie * Réponse aux enquêtes en collaboration avec l'Adjointe de Direction/Finances/Contrôle de gestion * Gestion des archives administratives en lien avec la Direction des Archives Départementales * Saisie des DMP et Santélien après obtention du consentement du résident * Saisie d'une transmission dans TITAN pour toute sortie d'un résident à l'extérieur de l'établissement et réponse par mail aux familles * Numérisation de tous les documents relatifs aux résidents et aux accueillis puis intégration dans leur dossier administratif et dans TITAN * Attribution des identifiants et mots de passe WIFI résidents, avec tableau de suivi * Distribution cigarettes et boissons d'un résident et suivi mensuel du réapprovisionnement pour sa tutelle * Autres tâches de secrétariat Profil recherché : Connaissances indispensables : * informatique : word, excel * bonnes notions de secrétariat   Connaissances souhaitables : * Cpage v2 * Cpage i * TITAN Profil Requis : * Sens de l'accueil * Sens relationnel * Discrétion * Aptitude au contact avec les personnes âgées * Sens de l'organisation