[99976] UNAPEI 17 Sous la responsabilité de la Cheffe de Service, vos principales missions seront : Accueil physique et téléphonique (relais et interface avec les partenaires internes et externes) : - Accueil et orientation des appels et des interlocuteurs Fonction administrative relative à l’établissement : - Traitement du courrier - Diffusion et affichage des différentes communications internes et règlementaires - Gestion des convocations formations - Déclaration des accidents de travail sur BlueKango – Net Entreprises - Prise de rendez-vous à la médecine du travail (reprise après arrêt maladie, …) - Gestion des sinistres - Commande des repas par webfil Fonction administrative relative aux travailleurs d’ESAT : - Conseils et assistances auprès des travailleurs d’ESAT, mandataires et familles pour le suivi des notifications MDPH -Utilisation des outils Via-Trajectoire et Ogirys pour la gestion administrative des dossiers des travailleurs d’ESAT - Gestion administrative du processus d’admission et de stages - Transmission des variables de paie Assistanat au Chef de Service : - Facilite la circulation des informations et s’assure de leurs diffusions au sein de l’établissement de façon régulière - Création d’outils et de tableaux de bords nécessaires - Participation à l’élaboration du rapport d’activité, tableau ANAP, évaluation externe - Rédaction des documents attendus pour le Chef de Service et Directeur Adjoint - Participation et rédaction des comptes rendus des réunions d’équipe Fonction commerciale : - Accueil physique, renseignement et gestion de la clientèle centre équestre - Suivi des achats : contrôle des factures fournisseurs, enregistrement et vérification du journal des achats - Suivi des stocks et commande de fournitures - Préparation et établissement de la facturation mensuelle, réalisation de devis - Gestion des mouvements d’entrées et de sorties de la caisse, contrôles de fonds de caisse - Suivi administratif de divers dossiers (subventions, partenariats Rémunération selon expériences (cc 66) Description du profil recherché: Vous disposez d'un Diplôme BTS / Expérience souhaitable et des compétences suivantes : - Maîtrise des techniques administratives de secrétariat - Maitrise des outils informatiques classiques et capacité à s’approprier rapidement les logiciels « métiers » (planification, dossier de l’usager, commande repas) - Compétences rédactionnelles, gestion de la communication sur les réseaux sociaux, mails…) - Capacité de compréhension des enjeux et du fonctionnement d’un établissement et Service d’Aide par le Travail - Capacité à prendre des initiatives, à solutionner et à mobiliser les ressources internes et externes Qualités attendues : - Discrétion / Confidentialité - Ecoute active, communication adaptée et prise de recul - Sens du service et du travail en équipe - Autonomie, sens de l’organisation et de la communication Horaires : Horaires normaux Période de la journée : Jour