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ASSISTANT.E ADMINISTRATIF.VE AU SECRÉTARIAT COMMUN DU SGARE GRAND EST (H/F) 67 - Rhin (Bas)
Offre n° 4513503
ASSISTANT.E ADMINISTRATIF.VE AU SECRÉTARIAT COMMUN DU SGARE GRAND EST (H/F)
67 - Rhin (Bas)
Publié le 21 septembre 2024
Référence CSP: MINT_BA067ATC-90678 GROUPE RIFSEEP : 2 Emploi type :Assistante/assistant de direction ADM005A RIME FP2ADM04 / RMFP ERDIR022 Vos activités principales : - gestion du courrier et des parapheurs : enregistrement et traçabilité, tri, ventilation, suivi, tenue du chrono - exécution des fonctions de secrétariat, pour le compte des deux pôles du SGARE et du service transversal du SGARE : - mise en forme de documents, mise à la signature, envoi aux destinataires - accueil physique et téléphonique - intérim du secrétariat particulier du SGARE et des SGARE adjoints - commandes au service de reprographie de la préfecture - « assist » Chorus DT pour tous les agents du SGARE : saisie et validation des ordres de mission et des états de frais sur chorus DT - appui administratif et logistique - suivi du circuit parapheur, enregistrement des arrêtés - tenue de l'inventaire du stock de fournitures - appui ponctuel au service de la Coordination - participation aux opérations d'archivage des pôles du SGARE - organisation de réunions Votre environnement professionnel Activités du service : Le SGARE (effectif de 80 agents) assiste la Préfète de région dans l'exercice de ses compétences : il assure l'animation et la coordination des politiques publiques en région ainsi que le pilotage et la gestion de moyens propres et mutualisés. Le Service Affaires Administratives et Appui (SAAA) du SGARE est composé de trois entités : le bureau des interventions administratives et juridiques, le bureau de la coordination régionale et le pôle secrétariat. Le pôle secrétariat intégré au SAAA assure d'une part les fonctions de secrétariat particulier du SGARE et des deux SGARE adjoints (tenue d'agenda, organisation de réunions et de déplacements, accueil et appui logistique), et d'autre part les fonctions de secrétariat commun à tout le service du SGARE (gestion du courrier, fonction de secrétariat, appui administratif et logistique, gestion des déplacements...). Composition et effectifs du service : - un chef de service - bureau de la coordination régionale : 1A + 2B + 1 apprenti - bureau des interventions administratives et juridiques : 2A, +1B - pôle secrétariat : 1B, 3C Liaisons hiérarchiques : Chef du service des affaires administratives et de l'appui SGARE Adjoints et SGARE Liaisons fonctionnelles : Directeurs-trices de plateformes régionales, Chargé-es de mission du SGARE Directeurs-trices régionaux Préfectures de départements
- Type de contrat
-
Contrat à durée déterminée - 36 Mois
Contrat travail
Profil souhaité
Expérience
- Débutant accepté
Entreprise
Préfecture du Bas-Rhin
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