POSTE : Assistant Acceuil & Achat H/F DESCRIPTION : Profil Formation et connaissances Vous disposez idéalement d'au moins 3 années d'expérience et d'une formation de niveau Bac +2 à Bac +3 en gestion administrative, assistanat de direction, gestion PME/PMI ou domaine équivalent. Vous maîtrisez : - Les principes de gestion des achats et du cycle de commande ; - Les bases de la gestion administrative et des services généraux ; - Les notions d'administration du personnel ; - Les processus internes de fonctionnement d'une entreprise ; - Les règles de sécurité et d'accueil sur site ; - Les outils bureautiques et systèmes d'information. Compétences techniques Vous savez : - Assurer un accueil téléphonique et physique de qualité ; - Gérer un processus d'achat complet, de la demande à la facturation ; - Assurer un suivi administratif rigoureux ; - Gérer plusieurs dossiers simultanément et respecter les échéances ; - Travailler avec différents interlocuteurs : RH, Finance, IT, fournisseurs et prestataires. Qualités personnelles Vous êtes reconnu(e) pour : - Votre sens du service et de l'accueil ; - Votre rigueur et votre sens de l'organisation ; - Votre polyvalence et votre adaptabilité ; - Votre discrétion et le respect de la confidentialité. Mission À propos du poste Véritable pilier de l'organisation, l'Assistant(e) assure le bon fonctionnement quotidien de l'entreprise en intervenant sur trois domaines clés : les achats, les services généraux et l'administration. Interface privilégiée entre les collaborateurs, les fournisseurs et les partenaires externes, il/elle contribue à la qualité de vie au travail, à l'efficacité des processus internes et à l'image professionnelle de l'entreprise. Vos missions Accueil & administration Ambassadeur(rice) de l'entreprise, vous représentez son image auprès des visiteurs, clients et partenaires. Dans ce cadre, vous assurez : - L'accueil physique des visiteurs ; - La gestion du standard téléphonique ; - La réception, le tri et la distribution du courrier et des colis ; - La gestion des accès au site (badges, registres visiteurs) ; - L'administration du personnel : suivi des entrées/sorties, absences, congés, visites médicales, etc. ; - Le support administratif transversal auprès des différents services ; - La gestion de la flotte automobile et téléphonique ; - Le suivi des fichiers de transport ; - La gestion de tâches récurrentes mensuelles (validation des notes de frais, suivi administratif divers). Achats & gestion fournisseurs Vous garantissez la fluidité du processus d'achats courants et contribuez à la bonne gestion des relations fournisseurs de votre périmètre. À ce titre, vous serez en charge de : - Traiter les demandes d'achats émises par les services internes ; - Passer les commandes d'achats courants dans le respect des budgets définis ; - Assurer le rapprochement des commandes et des factures ; - Mettre à jour les bases de données fournisseurs ; - Participer à l'évaluation des fournisseurs de votre périmètre ; - Assurer le suivi administratif des contrats de prestations (durée, échéances, renouvellements) ; - Réaliser des consultations fournisseurs (demandes de devis, relances) ; - Être l'interlocuteur privilégié des fournisseurs pour les sujets opérationnels ; - Identifier et proposer des axes d'amélioration en matière de coûts, de processus et de qualité fournisseurs. Services généraux Vous veillez au bon état, à la disponibilité et à la fonctionnalité des moyens généraux afin de garantir des conditions de travail optimales. Vos principales responsabilités seront : - Organiser et suivre les prestations de nettoyage, maintenance, sécurité et entretien des locaux ; - Coordonner les interventions techniques internes et externes ; - Signaler et suivre la résolution des dysfonctionnements ; - Planifier et déclencher les interventions des prestataires référencés ; - Veiller au respect des règles du Système de Management Intégré (SMI) ; - Prioriser les demandes internes selon les règles établies et les niveaux d'urgence ; - Contrôler la conformité des prestations et des livraisons, et faire corriger toute non-conformité si nécessaire. Notre Agence SII Nouvelle-Aquitaine : - Une organisation dynamique en pleine croissance avec une forte culture d'entreprise. - Une solide stratégie de développement de nos activités. - Des communautés d