RESPONSABILITÉS : Le coordinateur/ coordinatrice sera chargé(e) de gérer la partie administrative de l'établissement et participer au développement du taux d'occupation en contractualisant de nouveaux séjours. MISSIONS ET ACTIVITES Missions Secrétariat : • Assurer l'accueil physique et téléphonique des visiteurs • Répondre au standard téléphonique • Veiller au bon état des stocks de fournitures (bureau et hygiène) • Assurer la réception des achats et l'accueil de prestataire d'intervention • Faire les mises à jour de différents documents administratifs • Réceptionner, distribuer et expédier le courrier • Classer et archiver les documents de travail, internes et commerciaux Missions accueil-résidents: • Assurer l'accueil physique et téléphonique des résidents et prospects • Assurer la gestion des urgences (pompier, médecin, infirmier, famille) • Gérer les fiches contacts • Réaliser les état des lieux entrant et sortant • Suivre la gestion des nouveaux résidents : documents administratifs pour clore le dossier, remise de médaillon d'urgence, • Prendre les rendez-vous médicaux et réaliser le suivi des dossiers médicaux • Taper la feuille de présence des résidents pour les repas, distribuer les menus, assurer leur retour afin d'effectuer les changements au repas. • Mettre à jour les listes des résidents, Anniversaires, Habitudes alimentaires, Ménage, Liste appartements disponibles • Annoncer les anniversaires Missions d'animation : • Mettre en place les animations préparées par l'animateur et/ou la Direction • S'assurer que les résidents participent et soient satisfaits • Proposer des idées d'animation COMPETENCES Compétences théoriques : • Bonnes connaissances des outils informatiques • Techniques de secrétariat • Règles d'orthographe, syntaxe et grammaire Aptitudes professionnelles : • Forte capacité relationnelle • Sens de l'organisation, rigueur • Adaptabilité face aux nombreux interlocuteurs • Affinité avec la population Séniors • Courtoisie, bienveillance Type d'emploi : Temps partiel, CDI PROFIL RECHERCHÉ : H/f