assistant administratif protocole H/F - EC20825 Située au cœur de la Provence, Avignon, première ville du département du Vaucluse avec près de 92 000 habitants, est inscrite au patrimoine mondial de l'UNESCO grâce à ses monuments emblématiques tels que le Palais des Papes et le célèbre pont d'Avignon. Bénéficiant d'une position stratégique, Avignon se trouve au carrefour de trois départements - le Vaucluse, les Bouches-du-Rhône et le Gard - et à proximité immédiate de grandes villes : à seulement 45 minutes de Nîmes, 1 heure de Marseille et 2h40 de Paris grâce à sa gare TGV. Reconnue pour son dynamisme et son cadre de ... tionnel, la ville s'illustre par son engagement d ... rojets innovants et son soutien à la diversité des talents. Employeur de référence d ... gion, Avignon propose un environnement de travail stimulant, où culture, patrimoine et modernité se conjuguent au service de ses habitants. Rejoindre Avignon, c'est contribuer à l'épanouissement d'une ville unique, à la croisée des chemins entre histoire et avenir. MISSIONS Sous la responsabilité du chef de secteur et/ou Directeur Evènementiel et Relationnel, l'agent assure le secrétariat du Service (accueil téléphonique, prise de RV, réservation des salles) Activités principales : - Accueil physique et téléphonique - Gestion du courrier et des emails du service (enregistrement, transmission, copies) - Réservation des salles pour les cérémonies ou évènements - Gestion du fichier du Protocole (mise à jour, im ... sur le logiciel GMA Protocole - Gestion et envoi des invitations aux cérémonies protocolaires publique, en collaboration avec les services concernés Activités secondaires : - Gestion des dossiers des évènements annuels marquants (Noël des employés municipaux, journée des retraités municipaux) - Emploi du temps de l'Equipe, envois des heures supplémentaires, congés, absences, ... - Commandes de fleurs pour les mariages et les cérémonies et demandes de devis Activités ponctuelles : Heures supplémentaires pour renforcer l'équipe du Protocole COMPETENCES ET QUALITES REQUISES - Outils bureautiques et informatiques - Organisation des services de la collectivité - Outils de planification et de suivi - Règlements, consignes et procédures en matière d'hygiène et de sécurité