RESPONSABILITÉS : MISSIONS PRINCIPALES : Elle.il assiste le directeur de l'UFR (doyen) et la direction du campus dans leurs missions. Il / elle assure notamment : - La gestion de quatre agendas (Doyen, assesseur à la pédagogie, direction du campus). - L'organisation des instances et commissions facultaires, des réunions et d'évènements. - La gestion et l'organisation des déplacements et missions de la direction de la composante ainsi que des personnes représentant la faculté dans des manifestations. - La préparation de dossiers. - L'accueil, l'information, l'orientation et l'accompagnement de divers publics. Personne ressource, elle joue un rôle central dans la circulation de l'information au sein de la composante. ACTIVITES : - Gérer le secrétariat de la direction de la composante (gestion de l'agenda, organisation de réunions et réservation de salles, traitement du courrier, préparation des dossiers et des déplacements, réponses à apporter aux différentes demandes relevant du périmètre de la direction) - Participer à la coordination des missions et à la circulation de l'information - Gérer les conventions dans AIRS ainsi que les contrats de vacation administrative ou technique de la composante - Collecter l'information et participer à l'instruction des dossiers - Alimenter les bases de données relatives à son domaine d'intervention - Organiser les déplacements - Participer et rédiger des comptes-rendus des réunions - Mettre en place le planning institutionnel des différentes instances en lien avec les contraintes universitaires, hospitalières et ministérielles - Coordonner la tenue des instances et d'évènements spécifiques - Gérer les locations de salles de la Faculté - Réaliser des demandes d'achat en lien avec le service financier - Préparer les dossiers en amont des instances en lien avec les différentes directions opérationnelles - Apporter un appui aux services lors de manifestations et temps forts (oraux, cérémonies, auditions, etc.) - Assurer la gestion et le suivi des boites mail génériques (« fac-médecine » et « médecine-direction »), ainsi que la mise à jour des listes de diffusion. PROFIL RECHERCHÉ : COMPETENCES PROFESSIONNELLES : Savoirs - Maitriser les procédures et les règles administratives, les circuits et délégations de signatures - Avoir une bonne connaissance du fonctionnement de l'enseignement supérieur Savoir faire - Utilisation avancée d'outils bureautiques (Pack office...) ; connaissance appréciée d'applications « métier » utilisées au sein de l'université (ADE, APOGEE, SIHAM, NOTILUS, AIRS, AMETYS) - Connaitre les techniques de secrétariat et de gestion administrative, les normes rédactionnelles et dactylographiques, savoir utiliser une technique de prises de notes rapides - Avoir un bon niveau rédactionnel - Savoir gérer urgences et priorité - Savoir analyser et gérer rapidement les demandes d'informations - Maitriser les modalités d'accueil du public, niveau anglais apprécié - Aptitude à la polyvalence Savoir être - Discrétion et respect total de la confidentialité - Avoir un bon relationnel, et savoir adapter sa communication en fonction des interlocuteurs - Savoir écouter et aptitude à travailler en collaboration et en transversalité - Organisation et rigueur - Réactivité, adaptabilité - Autonomie - Aptitude à travailler en équipe - Force de proposition. CONDITIONS PARTICULIERES D'EXERCICES : - Présence programmée sur site 4 j par semaine au minimum. - Activités contraintes par un haut niveau de confidentialité et une disponibilité importante.