RESPONSABILITÉS : Réaliser de manière polyvalente et autonome, des activités de gestion de scolarité au sein du bureau des formations en sciences médicales. Organiser la gestion administrative des étudiants : - Accueillir et informer les étudiants durant leur année - Suivre les inscriptions administratives - Effectuer les inscriptions pédagogiques dans l'application - Elaborer et communiquer les emplois du temps - Editer les procès-verbaux d'examens, préparer et suivre les délibérations du jury - Publier les résultats - Gérer et mettre en ligne des données de la scolarité sur le site de l'université. - Créer les emplois du temps des cours (CM, TD ou TP) et réserver les salles sur l'outil CELCAT - Organiser les rencontres pédagogiques - Gestion et suivi des demandes de VA85 - Préparation de la commission de sélection des candidats sur la plateforme e-candidat - Préparer les contrats pédagogiques - Gestion des UE optionnelles Organiser les examens : - Assurer le suivi et l'organisation des examens - Préparer le matériel de composition nécessaire. - Surveiller les épreuves - Aide ponctuelle apportée aux collègues gestionnaires de scolarités - Participation à la surveillance des examens du Département de Médecine Maïeutique Paramédical - Participation aux événements de la Faculté de santé (EDN, ECOS, tenue bureaux de vote...) Informations complémentaires / sujétions du poste Horaires décalés en périodes d'examens - télétravail possible après 1 an d'ancienneté Avantages : · Contributions aux frais de transport en commun - Congés jusqu'à 55 jours/an pour les contrats > à 10 mois - Contributions à la complémentaire santé - Subvention restauration collective - Chèques vacances - Service social - Forfait mobilité durable (vélo, covoiturage) - Activités sportives et culturelles - Etablissement engagé (QVT, handicap, parité, diversité) - Facilité d'accès (métro, bus, périphériques, téléphérique et petits commerces) - Evenements et conférences scientifiques (Journée des personnels, Afterwork, Conférences..) - Télétravail possible en fonction du poste - 3 Options de temps de travail (si contrat > à 10 mois):39h10 => 55 jours de congé 38h15 => 50 jours de congé 37h20 => 45 jours de congé - Possibilité d'aménagement du temps de travail - Crèche - Formations PROFIL RECHERCHÉ : Connaissances : - Connaissance de l'organisation et du fonctionnement de la faculté de Santé et de l'université Paul Sabatier Toulouse - Connaissance de l'environnement et de la réglementation des établissements de l'Enseignement Supérieur et de la Recherche - Connaissance du déroulement des études médicales. - Connaissance des modalités de contrôle des connaissances, syllabus, du règlement des études et des procédures relatives à la gestion de la scolarité. - Connaissance générale des techniques de gestion administrative, secrétariat et outils informatiques Savoir faire technique : - Maitrise des outils bureautiques et logiciels (Apogée, Celcat, Uness Theia, trouver mon master, ecandidat) - Maitrise des techniques d'accueil physique et téléphonique - Maitrise des techniques de rédaction administratives - Planification et organisation de sa charge de travail Savoirs comportementaux : - Sens de l'initiative, Adaptation, Rigueur et Précision - Travail en équipe - Capacités relationnelles et de communication - Respect des obligations de discrétion et de confidentialité - Discrétion, polyvalence, réactivité et dynamisme Diplômes requis : Bac Expérience souhaitée : Débutant accepté Conditions générales du poste · Catégorie du poste : C · Corps de recrutement : ATRF/ADJAENES · Quotité de travail : 100% · Date de prise de fonctions souhaitée : Au plus tôt · Poste ouvert aux titulaires et contractuels · Type de contrat proposé et durée pour les contractuels : CDD 12 mois · Groupe RIFSEEP ou cotation poste: Groupe 1 · Rémunération: Pour les titulaires: en fonction de la grille indiciaire + montant IFSE 310 € + modulation grade Pour les contractuels: elle est comprise entre1801.74€ € et 1900.19 € en fonction de leur expérience sur des fonctions similaires + Montant cotation du