Statut : Employé, Fonctionnaire Qui recrute ? Institut de formation de l'Education nationale (IFEN) Missions Assurer la gestion administrative des formations: Réviser les descriptifs de formation; Saisir les données administratives (code, séances, etc.) et publier les formations en ligne; Assurer le suivi des formations (validation, annulation) et leur organisation pratique; Assurer la réservation de l'hébergement des formateurs; Assurer la réservation de salles des formations externes; Assurer la gestion des questionnaires d'évaluation (édition, mise à disposition, traitement, transfert). Assurer la gestion administrative des inscriptions: Gérer les inscriptions; Assurer le suivi des inscriptions (validation, refus, gestion de la liste d'attente, désinscription, relance); Assurer la gestion des présences/absences; Assurer la gestion des attestations de participation et/ou des certificats de réussite; Assurer la gestion de la plateforme d’apprentissage (inscription des utilisateurs, création des espaces de dépôt d’épreuves, traitement des données). Assurer le suivi administratif des parcours de formation et de stage: Assurer le suivi du dossier de chaque participant (dispense, réduction, interruption, parcours individuel, archivage). Assurer l'organisation d'examens dans le cadre des parcours de formation et du stage: Gérer l’inscription des candidats et leur convocation; Mettre en forme les questionnaires d'examen; Organiser les épreuves et veiller à leur bon déroulement; Assurer le suivi des examens (remise des copies aux évaluateurs, réception des copies corrigées, saisie des résultats, archivage des copies, communication des résultats); Compiler les notes pour la commission de validation; Assurer la gestion des intervenants (mise à jour des données, contrôle des informations, gestion des arrêtés ministériels de nomination). Assurer un accueil auprès des participants et des formateurs: Conseiller, orienter et clarifier les demandes selon les besoins exprimés; Enregistrer, traiter et assurer le suivi des demandes de participation aux frais d’inscription. Contribuer à l’évolution du dispositif et à la gestion de la qualité: Veiller au respect des procédures liées à l’exercice de la fonction; Contribuer à l’évolution des procédures liées à l’exercice de la fonction. Apporter un appui administratif et organisationnel à la responsable de la division: Améliorer et mettre à jour des supports écrits ou des présentations; Établir des dossiers et mettre en forme des documents; Coordonner et gérer la correspondance; Gérer l’organisation d'événements internes; Concevoir des outils de suivi de l'activité et les mettre à jour; Veiller à la confidentialité des informations; Participer constructivement au suivi des actions; Contrôler la cohérence des éléments fournis. Planifier, organiser et assurer le suivi de réunions: Planifier et organiser des réunions, en coordonnant les ordres du jour et prévoyant le matériel logistique nécessaire; Rédiger des comptes rendus et assurer le suivi des décisions et actions retenues. Profil Compétences techniques Communiquer de manier/ière à s'adapter à ses interlocuteurs, au contexte et à l'objectif des informations à transmettre; Posséder les compétences théoriques et pratiques pour garantir, selon ses attributions, une gestion et une organisation efficace des formations programmées; Savoir appliquer les règles de l'accueil et téléphonique; Savoir utiliser les produits de MS Office; Savoir appliquer les outils de la gestion électronique des documents; Savoir utiliser les autres logiciels et progiciels spécifiques mis en place dans l'administration et nécessaires à l'exercice de la fonction. Compétences comportementales Développer une vue d'ensemble : Vous développez une vue d’ensemble, vous générez des alternatives et tirez des conclusions nuancées et éclairées; S'organiser : Vous vous organisez en fixant les priorités, vous planifiez le travail et gérez les imprévus, vous travaillez de façon autonome en utilisant les moyens disponibles; Soutenir : Vous agissez comme référence, vous accompagnez les collègues, vous les guidez et les soutenez en stimulant la coopération autour de l’objectif commun; Servir le client-usager : Vous accompagnez le client-usager de manier/ière personnalisée, vous entretenez des contacts réguliers et constructifs, vous appliquez les lignes de bonne conduite administrative; Faire preuve d'ouverture : Vous êtes ouvert au changement et à l’innovation, vous vous ouvrez à la diversité et vous vous intéressez à d’autres disciplines que les vôtres; Gérer le stress : Vous gardez votre calme face à la pression, vous restez constructif face à la critique et vous agissez de façon constant/ante malgré les difficultés; S'autodévelopper : Vous vous remettez en question de façon régulier/ière, vous apprenez de vos...