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AGENT D'ACCUEIL DRH - MAIRIE DE BAILLEUL (H/F) 59 - Nord
Offre n° 4677450
AGENT D'ACCUEIL DRH - MAIRIE DE BAILLEUL (H/F)
59 - Nord
Publié le 24 septembre 2024
Référence CSP: O059240/911000879 1 LA VILLE À mi-chemin entre Lille et Dunkerque, Bailleul est une ville pleine de charme avec une forte identité culturelle flamande. Avec ses 15 000 habitants, elle propose un cadre de vie agréable, combinant les avantages de la campagne et les services de la ville. Ses nombreux équipements sportifs et culturels contribuent à son dynamisme, et les deux cents associations de la commune, actives partout, animent la vie de Bailleul et de ses trois principaux hameaux : La Crèche, le Steent'je, et Outtersteene. 2 MISSIONS Sous l'autorité de la Directrice des ressources humaines, les fonctions du chargé(e) d'accueil sont les suivantes : 1. Assurer l'accueil physique et téléphonique du public - Accueillir le public avec amabilité et gérer au mieux les situations conflictuelles, - Prendre des messages - Recevoir, filtrer les messages ou le cas échéant, orienter les appels téléphoniques - Mettre en relation les bons correspondants - Gérer des situations de stress et réguler les tensions 2. Renseigner les agents ou les personnes extérieures et les orienter - Identifier et prioriser les demandes urgentes - Présenter les documents d'information et de communication - Gérer le planning de réservation des salles dans le cadre des réunions et formation - Orienter le public et les demandes vers les personnes et services compétents - Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la direction des Ressources Humaines et de la collectivité 3. Gérer les demandes de stages : - Renseigner les candidats et les services sur la procédure d'accueil des stagiaires - Traiter et suivre les demandes de stage - Suivre les conventions de stage (vérification de la conformité avant mise en signature) 4. Gérer la boîte mail générique Ressources Humaines et Recrutement : - Consulter et transmettre les mails à l'interlocuteur en question - Répondre aux candidatures arrivées par mail (ou courrier papier) - Gérer le répondeur téléphonique et transmission des messages à l'interlocuteur en question 5. Assurer la diffusion des documents de la direction : - Courrier entrant : pré-tri, distribution interne, renvoi... - Courrier sortant : préparation des parapheurs de signature à destination des élus et de la hiérarchie ; Edition de courriers selon besoins (notamment par publipostage) - Suivre et commander les fournitures de bureau et papeterie - Archiver 6. Activités complémentaires : - Enregistrer les délibérations RH - Apporter son aide lors des diverses instances (Organisation logistique et administrative) - Veiller à l'actualisation des informations disponibles sur Intranet - Mettre à jour l'agenda de la Direction RH : prise de RdV, organisation de réunions à sa demande... - Assister la direction à l'occasion des recrutements gérés directement par la DRH - Aider à la saisie d'éléments variables liés à l'action sociale
- Type de contrat
-
Contrat à durée déterminée - 36 Mois
Contrat travail
Profil souhaité
Expérience
- Expérience exigée de 2 An(s)Cette expérience est indispensable
Entreprise
Communes
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