POSTE : Assistant de Direction H/F DESCRIPTION : Synergie recrute pour Synergie. Intégré(e) à la Direction des Systèmes d'Information (DSI) et rattaché(e) au Directeur des Systèmes d'Information Groupe, vous apportez un support essentiel à la gestion administrative, financière et contractuelle des activités de la DSI. Vous contribuez à l'organisation et au suivi des processus internes afin d'assurer une gestion efficace et fluide des opérations. Votre quotidien en tant qu'Assistant Administratif DSI Gestion administrative et suivi budgétaire de la DSI (45% des missions) - Vous assistez à l'élaboration et au suivi du budget annuel de la DSI, en collaboration avec les équipes concernées et la Direction Financière. - Vous suivez les engagements et les dépenses, et contribuez à la mise à jour des prévisions financières. - Vous veillez au respect des procédures administratives et comptables, notamment en matière de suivi des investissements, des amortissements et des provisions. - Vous préparez et mettez à jour les tableaux de bord de suivi budgétaire et assurez la transmission des informations aux parties prenantes. Gestion des commandes et suivi des contrats (45% des missions) - Vous pilotez le traitement des demandes d'achats et de commandes pour les services et équipements informatiques. - Vous assurez un premier niveau de contrôle des factures fournisseurs et suivez leur validation et leur paiement. - Vous participez à l'optimisation des processus de commande et de facturation, en contribuant à l'amélioration et l'automatisation des workflows internes. - Vous assurez le suivi administratif des contrats fournisseurs, leur archivage et leur mise à jour en coordination avec les équipes concernées. - Vous suivez les échéances de renouvellement des contrats et assistez à l'organisation des consultations et négociations avec les fournisseurs. - Vous facilitez le suivi des contrats de refacturation pour les filiales du groupe et préparez les éléments nécessaires aux facturations internes. Suivi des échéances de maintenance et licences (10% des missions) - Vous assurez la mise à jour des contrats de maintenance des équipements et des licences logicielles. - Vous anticipez les échéances de renouvellement et collaborez avec les équipes opérationnelles pour garantir la continuité des services. - Vous maintenez un inventaire structuré des actifs logiciels et matériels liés aux contrats en cours. PROFIL : Nous sommes faits pour nous entendre si - Vous justifiez d'une première expérience (2 ans minimum) dans une fonction administrative avec une appétence pour la gestion financière et contractuelle. - Vous maîtrisez les outils bureautiques, notamment Excel, et idéalement Power BI. - Vous êtes organisé(e), rigoureux(se) et capable de gérer plusieurs tâches en parallèle avec autonomie. - Vous possédez un bon relationnel et savez coordonner avec différentes parties prenantes internes et externes. - Vous avez un bon niveau d'anglais, permettant d'interagir dans un contexte international. En revanche, nous ne pourrons pas travailler ensemble si - Vous n'aimez pas le travail en équipe et les environnements nécessitant de la coordination entre plusieurs services. - Vous avez des difficultés à gérer des échéances et des priorités multiples. - Vous ne souhaitez pas travailler dans un contexte évolutif où l'amélioration des processus est une priorité. Ce poste offre une opportunité unique de : - Contribuer activement au fonctionnement d'une direction stratégique de l'entreprise. - Développer des compétences en gestion administrative, suivi budgétaire et gestion contractuelle. - Évoluer dans un environnement dynamique et international avec des interactions variées.